Pueden existir sin un espacio físico. Su dinámica de servicio se materializa sin tener un lugar que centralice su operación. Hoy muchas empresas operan sin tener una oficina real.
Eso, sin embargo, no lo es para todos. Infinidad de organizaciones siguen operando con un local o espacio destinado para sus trabajos. Grande o pequeño. Bullicioso o silencioso. Con privados o áreas abiertas. Un sitio que funge como la guarida de su esfuerzo colectivo.
Aunque los espacios pueden estar determinados o influenciados por distintos factores, tienden a reflejar mucho de quienes los conceptualizaron, de quienes los usan y, desde luego, de quienes son responsables de su operatividad y buen mantenimiento.
¿Cómo identificar lo que una oficina nos dice de sus dueños, directivos o trabajadores? Aquí tres puntos para la reflexión:
1) La proyección de lo externo tiende a revelar lo interno: desde la ubicación, hasta los acabados, los espacios suelen ser reflejo de las preferencias. El giro o el código postal influye, pero no determina. Hay plantas ordenadas y limpias en lugares azarosos y oficinas sucias y desordenadas en inmuebles corporativos emblemáticos.
Ingresar a un espacio puede convertirse en un descubrimiento. Desde el proceso de recepción mismo, hasta la esquina más inocente de su distribución. La funcionalidad, la hospitalidad, el acomodo de los elementos comunican mucho de lo que ahí funciona o no.
2) Hay espacios que gritan presunción y otros que comunican discreción: no es un tema de lujo o frugalidad. Cada espacio privado o compartido acuña lo que la organización o su personal ha forjado en su recorrido. ¿Comunica mejores ayeres? ¿Refleja dinamismo futuro? ¿Deja ver esfuerzo colectivo o sólo credenciales individuales?
Una corporación tiene sus símbolos de éxito. Sus medallas. Y ni se diga las credenciales que sus colaboradores deciden socializar o no. La recolección visual puede registrar mucho de lo que esa entidad ha decidido compartir, proyectar o presumir.
3) Tan valiosa la privacidad necesaria como la interacción cotidiana: en oficinas y comercios, cada metro cuadrado tiene su razón de ser. Por ejemplo, mostrar, interactuar, ordenar, custodiar o proveer servicio. Y eso lleva a una necesaria armonía entre la intención del espacio y su funcionalidad real.
Los ambientes abiertos y colaborativos deben cuidar la opcionalidad de la privacidad. En ninguna oficina todo debe ser público o publicable. Y en los ambientes cerrados y más privados se debe procurar la interacción saludable de personas y áreas. En ninguna organización los silos detonan esfuerzo integrado.
Una oficina responde a un diseño operativo. A un momento y tamaño determinado. Y, por supuesto, a una forma de conceptualizar la manera en que los colaboradores deben coexistir en su necesaria interacción cotidiana y en su obligada funcionalidad práctica frente a clientes, autoridades y terceros interesados.
Y ningún espacio es neutro. Es la proyección natural de un momento: de bonanza o estrechez, de generosidad o codez, de modernidad o anquilosamiento. Un pasillo puede ser un túnel del tiempo. Un patio de carga puede ser la consecuencia de la confianza en la tecnología. Y una sala de juntas ser la expresión material de un caos a punto de reventar.
“¿Qué viste en ese espacio?” me solía preguntar un exjefe al salir de cualquier junta. Y con el paso del tiempo aprendí que un inmueble proyecta, un espacio habla y un muro grita.