Lo urgente ocupa la agenda. Lo prioritario construye el futuro.
Hace algunos años entré al despacho de un director general para una reunión programada con varias semanas de anticipación. Apenas nos sentamos, sonó el teléfono. Después llegó un mensaje “urgente”. Minutos más tarde alguien tocó la puerta para pedir una autorización “que no podía esperar”. Cuando por fin conseguimos retomar la conversación, apareció otro asunto “indispensable”.
Después de casi una hora me dijo, con una mezcla de cansancio y orgullo:
—“Así es mi trabajo. Aquí todo es prioridad”.
Sonreí y respondí, recordando a mi jefe y amigo, Sergio Raimond :
—“Si todo es prioridad, entonces nada lo es”.
Nunca olvidé aquella conversación. Con el tiempo he llegado a la conclusión de que una de las mayores confusiones en la dirección consiste en confundir urgencia con prioridad.
A primera vista parecen sinónimos. No lo son. La urgencia tiene que ver con el tiempo; la prioridad tiene que ver con la importancia. Lo urgente exige atención inmediata. Lo prioritario merece nuestra mejor atención, aunque no siempre grite, interrumpa o aparezca con un signo de admiración en el correo electrónico.
El problema es que la urgencia hace mucho ruido. La prioridad, casi nunca.
Todos conocemos esa sensación de terminar el día agotados, con la satisfacción de haber respondido decenas de llamadas, firmado documentos, contestado mensajes y asistido a reuniones. Sin embargo, al preguntarnos qué hicimos realmente importante, aparece un incómodo silencio.
Trabajamos mucho. Avanzamos poco.
Peter Drucker advertía que “no hay nada tan inútil como hacer eficientemente aquello que no debería hacerse en absoluto”. La frase suele citarse para hablar de eficiencia, pero también describe perfectamente la tiranía de la urgencia. Podemos administrar impecablemente nuestra agenda... y seguir descuidando aquello que verdaderamente dará forma al futuro de la organización.
La urgencia tiene otra característica: es contagiosa. Basta que alguien entre a la oficina diciendo “esto urge” para que todos dejemos lo que estábamos haciendo. Hay empresas donde la palabra “urgente” se utiliza con tanta frecuencia que uno sospecha que forma parte del logotipo institucional.
Y, curiosamente, muchas de esas urgencias desaparecen solas cuarenta y ocho horas después.
Las prioridades, en cambio, son mucho más discretas. Formar a un sucesor no suele ser urgente. Pensar la estrategia para los próximos cinco años rara vez aparece con un foco rojo. Desarrollar a un colaborador, fortalecer la cultura de la empresa o dedicar tiempo a un cliente importante casi nunca interrumpen una reunión.
Precisamente por eso son prioridades.
La dirección consiste, en buena medida, en proteger aquello que no grita. Porque lo verdaderamente importante suele perder siempre la batalla contra lo inmediatamente urgente... a menos que alguien lo defienda deliberadamente. La estrategia, por desgracia, rara vez entra al despacho diciendo: “Esto urge para ayer”.
“Lo importante rara vez es urgente, y lo urgente rara vez es importante”, resumió memorablemente Dwight D. Eisenhower.
Tener esta distinción en mente no significa ignorar las urgencias. Una empresa necesita atenderlas. Pero un director que vive exclusivamente apagando incendios termina olvidando que su verdadera responsabilidad es construir un edificio que no se incendie todos los días.
Con los años he descubierto que aquella conversación no trataba realmente sobre la agenda de un director. Trataba sobre su manera de entender la dirección. Las organizaciones no cambian por la cantidad de asuntos urgentes que resuelven; cambian por las prioridades que deciden no abandonar.
Al final, la urgencia llena el día. La prioridad construye el mañana. Confundirlas tiene un costo enorme: podemos dedicar toda nuestra energía a lo inmediato y llegar demasiado tarde a lo verdaderamente importante.
Por eso, vale la pena preguntarnos:
¿Mi agenda refleja mis prioridades... o las urgencias de los demás?
¿Qué actividad verdaderamente importante llevo semanas posponiendo porque nunca parece urgente?
Si alguien analizara mi calendario de los últimos tres meses, ¿podría descubrir cuáles son realmente mis prioridades?