Estimado lector como siempre es un gusto reencontrarnos en este su espacio de lectura ahora en este mes patrio. Esta ocasión comparto con ustedes mis opiniones sobre cómo elegir el sistema contable para su negocio dentro de las opciones que tenemos en el mercado.
Antes que nada, un aviso importante: vean la generación de información contable, no solo como una obligación para atender meramente los requisitos fiscales, sino como una fuente confiable y útil para conocer el estatus financiero de su negocio, o de la inversión que usted con esfuerzo realizó esperando obtener rendimientos, ¿Cómo sabrá cuanto ha obtenido de ganancias a lo largo de un periodo? Con la emisión de estados financieros que se obtienen de su contabilidad.
Este artículo surge de la idea de compartir mi experiencia profesional en la implementación de sistemas contables en compañías de diversos giros. Surgen tres puntos importantes a considerar antes de comprar e implementar cualquier software contable, después de reflexionar en aciertos y descalabros ocurridos durante todo el proceso que conlleva obtener información financiera en tiempo y forma, proveniente de sus operaciones diarias para la toma de decisiones enfocadas al crecimiento de la empresa.
1- Reconocer y aceptar la realidad de mi información.
Como primera recomendación hay que diagnosticar conscientemente en qué etapa de desarrollo se encuentra nuestro negocio. Si nos encontramos ya como una empresa constituida con alto volumen de operaciones o iniciamos un emprendimiento que se encuentra dando a conocer sus productos y/o servicios en el mercado. Cabe mencionar que, si ya cuentas con transacciones de compra y venta, adquiriste activos o deuda, tienes el reto de identificar correctamente tus saldos de cuentas por pagar y cobrar, así como cuantificar la inversión en activos, su depreciación, y contar con tus contratos de créditos para registrar correctamente tus pasivos bancarios, etc. Para esto recomiendo siempre contar previamente con un profesional contable que nos acompañe durante esta revisión de la información. Esto con la finalidad de obtener la carga inicial de datos con los cuales iniciarás a operar en tu sistema.
2- Asignar roles y responsabilidades a los usuarios
Sería muy conveniente contar con el organigrama de la empresa con perfiles y descripción de puesto para indicar quienes serían los usuarios y sus responsabilidades en la generación de datos dentro del sistema. Es de gran importancia la correcta capacitación mediante sesiones de practica y sobre todo que ellos entiendan la importancia de su actividad dentro del flujo de información. Como recomendación extra, establecer indicadores clave para medir la eficiencia y calidad de los registros, como establecer fecha límite para cierre de mes.
3- Elegir el sistema más adecuado a mi empresa
Como elemento clave es establecer un contacto cercano con el distribuidor o vendedor que primeramente nos muestra las funciones y beneficios que posee su sistema con sesión de muestra. En dicha sesión observar casos específicos de operaciones y sobre todo que muestren reportes e informes que obtienes para analizar la información en formato Excel. Deberán estar presentes los contadores que estarán a cargo, ya que sus comentarios serán vitales para la elección. Importante aclarar con el equipo de soporte la seguridad con la que cuenta el almacenamiento de la base de datos, y que el proveedor sea preciso y transparente en los servicios que incluye su cotización. Cabe mencionar que en diversas ocasiones la puesta en marcha o las capacitaciones y/o actualizaciones se cobran por separado entonces será muy importante revisar el presupuesto con el que se cuenta para esta implementación.
Como conclusión, e independientemente del sistema contable que elijan y considerando que existen en el mercado excelentes opciones de gran practicidad y funcionalidad, es de vital importancia realizar un cronograma que nos muestre las fechas de capacitaciones a los usuarios, entrega de avances y cierre del proyecto, las personas a intervenir y sus responsabilidades dentro de la implementación. Para tener una mayor certidumbre de éxito recomiendo asignar un líder con un nivel de autoridad que motive y coordine todos los implicados dándoles a conocer los logros obtenidos con este proyecto.
Así que por el momento me despido deseándoles el mejor de los éxitos a base de diciplina y constancia, así una vez implementado su sistema contable a preparase con la interpretación y análisis de la información, pero ese tema es material para otro artículo.
El autor es Presidente de la comisión editorial del ICPN.
Contacto: Carlos.benoni@tec.mx