La tendencia en materia de comercio exterior en los últimos años, tanto para las empresas importadoras-exportadoras como para las autoridades es contar con el constante seguimiento y revisión de las diversas obligaciones que se tienen en materia de cumplimiento de comercio exterior.
Parte esencial de este cumplimiento indica que las empresas deben contar con los correctos controles de documentos para cada una de sus operaciones, un sistema de control de inventarios actualizado (Anexo 24), así como la correcta identificación y preservación de sus activos fijos.
En algunas empresas, este último punto es el que más trabajo cuesta cumplir de forma correcta o con la actualización en tiempo y forma de su control de activos fijos (maquinaria y equipo) que se encuentran ubicados dentro de las instalaciones de sus áreas productivas, este control tiene como primer objetivo el poder acreditar en cualquier momento de requerimiento la legal estancia de estos.
El artículo 146 de la Ley Aduanera nos establece el listado de documentos necesarios para amparar la tenencia, transporte o manejo de mercancías extranjeras (pedimento, factura, comprobantes de gastos, todo lo relativo al artículo 81 del reglamento de la Ley Aduanera o contratos de arrendamiento) en paralelo es necesario recordar que el artículo 108 del Código Fiscal de la Federación otorga las facultades a la Autoridad (Servicio de Administración Tributaria SAT) de sancionar como contrabando a las empresas IMMEX que no den un tratamiento correcto a su maquinaria y equipo.
Este mismo artículo nos menciona que todos los activos fijos importados por una empresa IMMEX tendrán un plazo de permanencia mientras el programa se encuentre vigente.
Hablar de una correcta administración de los activos fijos es hablar de contar con el control documental completo del expediente de importación, que los equipos o bienes cuenten con el rastreo oportuno dentro del recinto declarado, contar con una base de datos actualizada constantemente y que sea muy precisa en el sistema de control de inventarios que la empresa maneje, es muy importante siempre contar con la correcta identificación de los activos físicamente en las plantas de producción.
En mi experiencia como responsable de la importación y administración de maquinaria y equipo en plantas productivas, considero de suma importancia la necesidad de informar y dar a conocer los beneficios con los que se cuenta al hacer importaciones de activo fijo, pero también es importante señalar las grandes responsabilidades que implica para todo el personal, no solo para el área de complience, comercio exterior o logística quienes lo realizan, hacer conciencia de las obligaciones para amparar y dar cumplimiento a la legal estancia, tenencia e importación de estos activos, va desde la alta dirección, gerencias, administración y producción que tienen interacción con los bienes importados bajo este rubro.
Al ser tan diversas las áreas de la compañía que solicitan e intervienen en la adquisición de estos activos, como lo son: ingeniería, calidad, compras, contabilidad, mantenimiento, comercio exterior, entre otros, resulta indispensable crear procesos de comunicación e instrucciones de trabajo precisas, que permitan a la empresa tener en todo momento un correcto monitoreo de sus activos, así como su documentación en orden, y que ésta sea además accesible para todas las áreas involucradas.
Crear instrucciones de trabajo en piso para tener completa identificación de los activos, contar con un archivo documental de activos que se encuentren próximos a reparación o de los que se dispondrán para ser dados de baja (en cuyo caso se tendrá que trabajar de la mano también con el área de finanzas), recalcar la importancia de no “canibalizar” otros activos cambiando piezas o refacciones que nos lleven a tener menos de los registrados en funciones, realizar auditorías aleatorias en diversos periodos del año, llevar a cabo levantamientos físicos en las plantas para asegurar que los activos se encuentren con su placa de identificación, código QR o archivo digital y físico y que fiscal y contablemente estén en seguimiento.
Concientizar a toda la empresa de lo que la ley establece y cuáles son las consecuencias de no llevar un adecuado control de la importación de activos fijos que están amparados bajo un régimen temporal, resulta fundamental, ya que al incurrir en alguna información incorrecta o no lograr acreditar la legal estancia, tenencia o importación de los equipos en territorio nacional, tiene consecuencias que afectan a toda la planta.
La autoridad tiene la facultad de embargar los equipos, e imponer multas por el valor de las mercancías, y también por los impuestos y contribuciones omitidas, pero se pueden tener mayores consecuencias que van desde la cancelación de programas y certificaciones hasta la suspensión de autorizaciones como el Padrón de Importadores, lo que significa pérdidas económicas muy importantes para toda la empresa y un posible paro de operaciones.
Las empresas conocen las consecuencias de su falta de comunicación y organización cuando es momento de pagar multas, para evitarlo, es imprescindible tener coordinación y comunicación entre todas las áreas involucradas en la adquisición de maquinaria, equipo y cualquier bien que se planee importar como activo fijo, contar con una correcta capacitación y estar abiertos a recibirla, asegura que la empresa está preparada y que puede tener la tranquilidad de estar en cumplimiento, evitando así cometer alguna infracción presente o a futuro.
La autora es miembro del comité de Comercio Exterior de Index Nuevo León.