Apreciable lector, nos encontramos viviendo en la nueva normalidad por la pandemia del COVID-19, si bien muchas de las actividades ya han regresado y la gran mayoría del país se encuentra en semáforo verde, aún no se puede cantar victoria, debido a la nueva variante “Ómicron” que sin duda puede volver a generar muchas restricciones en los negocios por lo que una gran parte de empresas en todo el mundo han optado por seguir llevando a cabo sus actividades en la modalidad de Home Office. Y gracias a la innovación que brinda la tecnología en las organizaciones, estas pueden optar por tener una parte de su personal que lleve a cabo sus actividades a distancia través de dispositivos electrónicos, y aunque muchas de las actividades ya se hacían en estos aparatos, hay actividades que antes no eran muy comunes como las reuniones con clientes, proveedores, prospectos, etc.
De tal forma que hoy te comparto algunas herramientas para tus diversas actividades durante el Home Office, así como consejos para que las mismas sean lo más benéfica posible para todos.
Entre las diversas herramientas para videoconferencias destacan 3 que seguramente conoces:
Hangouts.- Aplicación de Google de mensajería instantánea que unifico los servicios de Google Talk, Google+Meesenger y Google+Hangouts, que te permite realizar video llamadas, enviar mensajes, compartir archivos y que no cuenta con limite de tiempo en las reuniones.
Skype.- Software que permite la comunicación por medio de dispositivos para realizar llamadas y video llamadas gratis ya sea entre 2 o varias personas, así como el envío de mensajes instantáneos y archivos con tus contactos en esta plataforma.
Zoom.- Programa de video llamadas y reuniones virtuales basado en la nube, muy accesible para el cual no ocupas descargar la aplicación, las cuales puedas grabar si requieres verlas más tarde.
Existe una gran variedad de plataformas que puedes utilizar para llevar a cabo todas tus reuniones, tomando en cuenta los consejos que a continuación detallo, se que tendrás una excelente reunión en toda ocasión.
1.- Haz pruebas antes de que la reunión inicie:
Unos minutos antes de que inicie la reunión revisa que todo se encuentre funcionando, que se escuche bien el audio, que se pueda utilizar la cámara, si tienes que compartir información mediante algún archivo revisa que este pueda visualizarse correctamente, etc., esto evitara que al momento de iniciar pierdas minutos y de igual forma haya errores.
2.- Elige tu fondo de pantalla:
En ocasiones no contamos con el mejor espacio para poder llevar a cabo nuestras reuniones en línea, entre las funcionalidades de las plataformas una de ellas es poder cambiar tu fondo de pantalla por alguno predeterminado por la aplicación y en ocasiones alguno de tu galería de fotos, de tal modo que te ayudara a que la atención se centre en ti y no en el fondo que se encuentra en tu espacio.
3.- Iluminación:
No olvides verificar que el lugar elegido cuente con buena iluminación cuidando que no se vea demasiado brillo o que se encuentre muy oscuro el espacio, para que se visualice todo correcto.
4.- Mantén una buena imagen:
Recuerda que, aunque no estemos en persona, nuestra imagen es muy importante, por eso usa la vestimenta que utilizarías si la reunión fuera persona a persona, es fundamental cuidar nuestra imagen, como bien dicen la primera impresión cuenta.
Para finalizar te recomiendo tener un plan B, de modo que si la plataforma que tienes elegida para llevar a cabo tu reunión esta teniendo fallas, puedas tener al menos dos opciones más para evitar cuál demora, recuerda que siempre es mejor prevenir que lamentar, espero estos consejos te sean de utilidad, nos vemos en la próxima edición.
Montserrat Martínez Juárez
Especialista en estrategias de mercadotecnia y comunicación en los negocios.