Hoy en día, es indispensable que las empresas cuenten con sus libros corporativos actualizados para no afectar la validez de sus actos y evitar sanciones por parte de la autoridad.
El Derecho Mexicano reconoce a las Sociedades como personas morales con capacidad para llevar a cabo actos jurídicos, por lo que resulta necesario que se lleve un registro y control de sus actuaciones.
Al respecto, la Ley General de Sociedades Mercantiles y el Código de Comercio establecen que las sociedades mercantiles están obligadas a llevar libros corporativos para registrar sus movimientos administrativos y operativos.
Del mismo modo, el Código Fiscal de la Federación establece que los libros corporativos forman parte de la contabilidad que los contribuyentes están obligados a llevar.
Acorde a lo anterior, los libros corporativos permiten conocer las operaciones administrativas y financieras que lleva a cabo la sociedad, tales como el ingreso o salida de socios, incrementos de capital, compraventa de activos, etc.; y por ello, constituyen una gran herramienta de control interno, además de una obligación que facilita a la autoridad la comprobación de sus actos en caso de una auditoría o un juicio.
Los libros que las sociedades están obligadas a llevar son:
- Libro de Registro de Accionistas (art. 128 LGSM), el cual debe indicar nombre, nacionalidad y domicilio del accionista y las acciones de la sociedad que le pertenezcan; las exhibiciones que se efectúen para cubrir su pago, y las transmisiones que de ellas se realicen.
- Libro de Variaciones de Capital (art. 219 LGSM), con la especificación de todo aumento o disminución del Capital Social.
- Libro de Actas de Asamblea de Accionistas (art. 194 LGSM) con las actas de las Asambleas que celebre la sociedad, entre ellas la Asamblea Anual de Accionistas, cuya celebración es una obligación que tienen las sociedades mercantiles en los primeros cuatro meses del año siguiente a la conclusión del ejercicio social y en la que se aprueban los estados financieros de la compañía del ejercicio social anterior.
- Libro de Sesiones de Consejo, el cual consiste en un libro con las minutas de todas las sesiones del Consejo de Administración, en caso de que la sociedad haya adoptado dicho régimen de gobierno.
Los libros corporativos pueden llevarse en formato impreso, medios electrónicos u ópticos y deben conservarse por un plazo de 10 años, a excepción del caso del Acta Constitutiva o aquellas en las que conste el aumento o disminución de capital, fusión o escisión de sociedades, las cuales deben conservarse durante el tiempo que subsista la sociedad de que se trate.
La importancia de un sano cumplimiento corporativo, trasciende a la materia fiscal, principalmente en auditorias, pues, de conformidad con los artículos 28 último párrafo, 83 fracción II, 84 fracción II del Código Fiscal de la Federación, no exhibir las pruebas suficientes que respalden la información contable y financiera de la empresa en caso de una Visita Domiciliaria o Revisión de Gabinete por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT), traería consecuencias como la determinación de créditos fiscales.
Por lo anterior, contar con los libros corporativos actualizados, constituye una herramienta probatoria ante cualquier autoridad en ejercicio de sus facultades de comprobación, y aún en los juicios de carácter mercantil, dando evidencia de su legal existencia y seguridad jurídica en la realización de los actos de la empresa.