Quedó claro que el cumplimiento de las obligaciones aduaneras llegó al mundo electrónico, aquel donde los desarrolladores de software y programadores son las mentes dominantes. Se reformó, entonces, la legislación aduanera para introducir conceptos que permiten hablar cotidianamente de documentos electrónicos, documentos digitales o digitalizados, archivos xml, ventanilla digital, CFDI, en otros.
La evolución era evidente, las plataformas digitales para procesar la información del despacho aduanero, así como la facilitación en la gestión de las regulaciones no arancelarias exigían adecuar el formato de las documentales para trasladarse fácilmente entre los sistemas electrónicos para el cumplimiento aduanero.
La gestión en la operación aduanera genera un sinfín de documentos, acuses, declaraciones, archivos electrónicos y sus impresiones, digitales y digitalizados, generados por información que el operador aduanero captura en los diversos sistemas diseñados especialmente para transmitir las obligaciones aduaneras y tributarias que se desprenden de conformidad al régimen aduanero, la fracción arancelaria, entre otras que la legislación aduanera requiere.
Controlar la información transmitida por cada operación aduanera, como resultado del cumplimiento de las arancelarias y no arancelarias, es una labor titánica y, si algún inocente pretende controlar manualmente, pronto se dará cuenta que es imposible. Otras obligaciones aduaneras, posteriores al despacho, también son funciones que la tecnología permite cumplir; el Anexo 24 y Anexo 31. Recientemente hablamos de la Manifestación de Valor, ahora electrónica, que por su naturaleza debe considerarse en los retos que los desarrolladores deben afrontar.
Ante la necesidad, surgen los Sistemas de Gestión en el cumplimiento aduanero para facilitar la gestión, administración y control de la información y documentación propia del mundo electrónico. Algunos aventurados, incluyen módulos de validación de información declarada y transmitida, de control de inventarios Anexo 24 y Anexo 31, vinculados (parcialmente) con archivos electrónicos del pedimento.
En dicho escenario, las experiencias son diversas y, con independencia del precio, presencia en el mercado e incluso tiempo en el mismo, los gestores deben ofrecer como mínimo: captura de información general, propia del cumplimiento aduanero; control por expediente, y sus documentales prueba de cumplimiento, para su integración individual y mensual; extracción reiterada de los expedientes antes mencionado; validación, al menos parcial, de la información declarada, con datos cuantificables; vinculación, al máximo posible, con los Anexos 24 y 31.
Es válido aspirar a mayor control, idílicamente, deberían ser moldeables a las necesidades del operador aduanero para, por ejemplo, permitir conectividad con otros programas de control administrativo comúnmente usados, permitiendo potencializar el uso de la información que contiene, evitar recaptura y, en lo general, buscar la eficacia.
La importancia de los sistemas de gestión radica, primero; en la complejidad del control, administración y validación de la información transmitida, derivado de la individualidad que cada evidencia de cumplimiento requiere en relación con la obligación arancelaria o no arancelaria exigida por fracción arancelaria, segundo; en su asociación al pedimento donde se declaró la información, hecho que se complica por el número de partidas, tercero; por el requerimiento de las autoridades aduaneras de información cuantiosa, cuarto; la capacidad de validar grandes cantidades de información declarada y transmitida en forma rápida y, quinto; quizás la más importante, el incremento sustancial del cúmulo de obligaciones aduaneras, tributarias, antes y después del despacho aduanero, particularmente en las empresas IMMEX.
En este escenario la seguridad lo es todo. El sistema de gestión debe garantizar la disposición de su contenido, así como los beneficios que ofrece, por ende, aquellos instalados en equipos fácilmente extraíbles no ofrecen dicha seguridad, por otro lado, por su naturaleza, pudiera estar colgado en un servido remoto, ofreciendo mayor seguridad.
Es importante aclarar que los sistemas de gestión están lejos de hacer Compliance Aduanero, son vitales para la gestión, empero, sus algoritmos son iguales para todos los usuarios, no definen políticas, mucho menos un plan para alcanzarla, situaciones distintivas del Compliance Aduanero.
En concreto, los sistemas de administración en el Cumplimiento Aduanero permiten afrontar con seguridad jurídica, tecnológica y funcionalidad el día a día de las empresas activas en el Comercio Exterior, su uso no es masivo, sin embargo, por las razones expuestas la tendencia es imparable y en el mediano plazo, quizás, la fiscalización se pueda atender directamente con los mencionados programas, imaginemos los requerimientos de las autoridades atendidos en un módulo del sistema, donde la autoridad al iniciar facultades de comprobación acceda a las documentales prueba de cumplimiento, previa puesta a disposición por parte del contribuyente, eso sería atención electrónica a la auditoria electrónica.
El autor es Asesor del Comité de Comercio Exterior de Index N.L., especialista en Control del Riesgo Financiero en la Operación Aduanera, asesor, auditor y capacitador en Comercio Exterior, autor de libros, artículos y obra especializada en Comercio Exterior.