Ya no es la primera herramienta de interacción en los negocios, pero sigue siendo un medio de conexión importante. Es una herramienta que tiene la capacidad de ser tan formal como se requiera y tan extendida como se necesite. Su inmediatez, sin embargo, es ya relativa a la dinámica de los usuarios.
Sustituido por los diversos canales de mensajería instantánea, el invento de Ray Tomlinson (en 1971) está dejando de ser el eje de la actividad profesional del día. Muchos textean más. El FOMO de Whatsapp o Instagram es infinitamente superior al de outlook, soho o mail (en Mac). Zooms o llamadas en movimiento ocupan una buena dosis de la energía laboral.
Y, en algún punto del día, abres la sección de correo electrónico de tu computadora o dispositivo preferido y te compenetras en ‘modo revisando e-mails’. Ver que tienes 100+ detona más que un gesto. Y a darle, hasta que venga la primera interrupción de otro programa, dispositivo o compromiso.
Siendo una función relevante todavía, ¿cómo han evolucionado los criterios para determinar el valor de cada correo electrónico? Aquí tres puntos para la reflexión:
1) La concentración primaria está en distinguir lo relevante.- Entrar al mail es como cruzar un terreno lleno de mazorcas en las que debes buscar los elotes que quieres consumir. Ves la línea de Asunto, reconoces el emisor (o concluyes que no lo conoces) y decides si revisarás el contenido o lo dejarás pasar.
Nos hemos vuelto razonablemente eficientes en distinguir el spam obvio, pero siempre se requiere más agudeza para leer y entender para qué te copiaron o qué se espera exactamente que hagas tú. Y sí, priorizamos clientes, jefes o asuntos sensitivos, aunque ello no elimine la perpetua lucha contra la distracción involuntaria.
2) Sin micro dilemas no existe el correo electrónico.- Si ya abrimos un mail y digerimos su contenido, se detonan una serie de decisiones: ¿lo contesto ahorita o después? ¿me concentro en esto o primero peino lo demás? ¿trabajo algo parcial para patear el tema o resuelvo la sustancia, aunque me tome horas o más?
Y luego, las micro decisiones: a quien copiar, cambiar o no el título del correo, dejar o no la cadena previa de mails, redactar con formalidad o sólo mandar algo escueto.
La cadena de pequeños dilemas puede ser larga, siempre aderezada por una pregunta que refleja la nueva realidad: enviado el mail, ¿le debo textear al emisor que ya lo tiene?
3) La I.A. es el nuevo reto de la atención productiva.- Es increíble el incremento de correos automatizados, pero personalizados, que ahora recibe cualquier persona. E-mails buscando ser casuales, amistosos o pretendiendo ser de alguien conocido, presentando eso que ellos ‘saben’ que te hace falta.
Si los ‘newsletters’ o promos continuos son los más 1990 que podamos imaginar (con rendimiento marginalmente decreciente), esos mails o mensajes por LinkedIn con el mismo diseño se vuelven una pesadilla que exige dedicar tiempo para mandarlos al spam.
La concentración profesional es más multicanal que nunca. Enviamos una propuesta por Whatsapp, que se autoriza por mail para que llegue la ODC o contrato por el sistema de cada compañía para que se firme en teléfono. Se aclaran dudas en un mensaje de voz y te llega un documento clave por el sistema de mensajería del zoom que luego te será consultado en una llamada telefónica convencional.
No queda duda. La concentración productiva exige dominio de proceso omnicanal. Y todo parte del hábito de la lectura concentrada, del desarrollo del sentido de utilidad y se complementa con la cualidad del orden y el seguimiento temático que evite que las oportunidades se pierdan en el mar comunicacional multidimensional.
Ignoro cuando dejaremos de usar el correo electrónico por completo pero lo que sí sé es que nunca dejaremos de utilizar la inteligencia humana para distinguir entre lo relevante de lo accesorio, lo importante de la distracción y lo productivo de la enajenación intelectual.