“Una buena cabeza y un buen corazón son siempre una combinación formidable”.
Nelson andela
La institucionalización a veces se confunde con hacer rígida a la empresa, pero esto no necesariamente es cierto. Este proceso no implica una excesiva burocracia o rigidez y debe equilibrarse para adaptarse a las necesidades específicas de la organización y permitir la agilidad cuando sea necesario. La medida en que una empresa se institucionaliza puede variar según su tamaño, industria y objetivos. La institucionalización bien gestionada es un factor clave para alcanzar el éxito de la compañía a largo plazo.
Definimos a la institucionalización como el proceso mediante el cual una empresa u organización se “formaliza”, es decir, establece estructuras, normas, procedimientos y sistemas que regulan su funcionamiento de manera consistente y predecible. Institucionalizar implica crear una serie de prácticas y estándares que guían las operaciones y decisiones de la organización.
¿De qué manera beneficia a la empresa? La institucionalización busca establecer una base sólida y consistente para la organización, lo que ayuda a garantizar su estabilidad, su sostenibilidad y su eficiencia a largo plazo.
Hay dos casos de éxito en marcas que todos conocemos: Oxxo y Bimbo. Ambas nos demuestran cómo una idea innovadora de empresa y su posterior institucionalización, les permitió crecer exitosamente. Oxxo inició, en 1978, como una tienda que vendía los productos de la Cervecería Cuauhtémoc. Al principio, sólo ofrecía cerveza, botanas y cigarros, pero evolucionó gracias a su institucionalización para convertirse en la cadena de tiendas de conveniencia más importante de México con operaciones en varios países.
Bimbo también es un buen ejemplo. Los hermanos Servitje la iniciaron en 1945 y es una empresa mexicana que se ha convertido en la panificadora más grande del mundo. Conforme Bimbo creció, sus fundadores reconocieron la importancia de la institucionalización bajo algunos aspectos clave, como la orientación estratégica (apoyándose en el consejo y el equipo directivo) y la transparencia. Además, Bimbo tiene un énfasis muy marcado en dos conceptos clave para ellos: sostenibilidad y responsabilidad social empresarial (RSE), pero, sobre todo, su filosofía. Para los hermanos Servitje “la columna vertebral de la empresa es su filosofía”.
Para que la Institucionalización “funcione” bien tiene que basarse en este concepto, lo que se representa por medio de sus valores y su cultura. También en su propósito, ya que alrededor de este se logra una institucionalización que no es solamente un montón de reglas impresas en manuales que nadie hará suyos. Como lo hemos comentado muchas veces: no es un tema solo racional, hay que ponerle cabeza y corazón.
Los aspectos clave a tomar en cuenta para institucionalizar son:
1. Estructuras organizativas. Establece la jerarquía y las relaciones entre departamentos, equipos y funciones dentro de la organización. Define quién es responsable de qué y cómo se comunican y se toman decisiones.
2. Normas y políticas. Fija reglas y políticas que guíen el comportamiento y las actividades de los miembros de la organización. Esto puede abarcar desde códigos de ética hasta políticas de seguridad o de recursos humanos.
3. Procedimientos estandarizados. Define cómo se deben llevar a cabo las actividades y tareas en la organización. Los procedimientos estandarizados ayudan a garantizar que las operaciones se realicen de manera eficaz y consistente.
4. Sistemas de información y reporte. Establece sistemas para recopilar, almacenar y comunicar información relevante dentro de la organización. Esto mejorará la toma de decisiones y la supervisión de las operaciones.
5. Cultura organizacional. La institucionalización también puede influir en la cultura de la organización al establecer y fortalecer valores, principios y normas que guíen el comportamiento de los trabajadores y su interacción con clientes, proveedores y otros involucrados (stakeholders).
La institucionalización contribuye a la eficiencia operativa, la gestión de riesgos, el cumplimiento normativo y la toma de decisiones basadas en datos. Además, es esencial para garantizar la continuidad de la organización y su adaptación a medida que van cambiando las circunstancias internas y externas. En resumen, la institucionalización es un proceso clave para la estructuración y el funcionamiento efectivo de una organización.
* Profesor decano del área de Política de Empresa (Estrategia y Dirección) en el IPADE.