Implementar un Sistema de Recursos Empresariales es por definición un proceso complejo y crítico en toda organización. Es una solución a largo plazo que puede durar 10-15 años y en muchas ocasiones, el fracaso puede tener consecuencias desastrosas para las finanzas y la operación de una compañía. También, es un proyecto que generalmente se realiza una sola vez en la vida profesional de un directivo de TI. O a veces 2. A continuación, muestro algunos lo que se debe y no se debe hacer, desde mi perspectiva durante dicha implementación:
Lo que se debe hacer:
- Analice a detalle las necesidades de la empresa y seleccione el ERP que se adapte a ellas.
- Defina claramente los objetivos y resultados esperados de la implementación del ERP.
- Asigne un equipo de proyecto dedicado y experimentado para liderar la implementación del ERP. no acepte tiempo parcial
- Realice una planificación detallada, incluyendo un calendario de implementación y un presupuesto.
- Realice pruebas exhaustivas del sistema para asegurarse de que funcione como se esperaba antes de lanzarlo en producción.
- Proporcione soporte continuo después de la implementación del ERP para garantizar la satisfacción del usuario y la resolución de problemas.
Lo que NO se debe hacer:
- No subestime la complejidad y el tiempo requerido para implementar un ERP.
- No ignore las necesidades específicas de la empresa al seleccionar un ERP.
- No confíe en un solo miembro del equipo de implementación para liderar todo el proceso. Las personas somos temporales en toda organización, nos enfermamos, nos accidentamos y más inconvenientes pueden pasar.
- No asuma que la implementación del ERP resolverá todos los problemas de la empresa de la noche a la mañana.
- No omita las pruebas exhaustivas del sistema antes de lanzarlo en producción.
- No deje de proporcionar soporte continuo después de la implementación del ERP.
Por último, algunas ideas finales:
· Trate de encontrar el equilibrio entre las necesidades de información de la dirección, los cumplimientos legales y fiscales y la simplicidad de operación para los usuarios finales. Se dice “no se puede servir a dos amos”, pero seguro encontrará un buen punto de equilibrio que satisfaga ambas partes.
· Rodéese de expertos en los temas a implementar: Cadena de suministro, manejo de relación con clientes, requerimiento de materiales, financieros, planeación estratégica, sin descuidar a los expertos tecnológicos.
· Prepare con antelación a sus usuarios claves, con capacitación en el producto. Sí, es posible, con certificación. Ahorrará dinero y esfuerzo. No es buena idea que empiecen a conocer el producto justo durante la implementación y la certificación asegurará que obtuvieron y retuvieron los conocimientos necesarios.
· Comunicación. Mucha comunicación con los usuarios finales. No asuma conocer todos los detalles de la operación de la empresa. Se sorprenderá descubrir muchos pequeños subprocesos muy necesarios y desconocidos por la dirección o bien obsoletos e innecesarios.
· Durante la implementación, sea que forme parte o no, de una transformación digital, haga un esfuerzo por implementar las mejores prácticas de la industria. Esto redundará en más eficiencia, beneficios para el negocio y simplicidad para los usuarios, además de mejores controles operativos y financieros.
· Manténganse en constante comunicación con su proveedor de tecnología. No asuma o de nada por sentado. Lea la letra pequeña de los contratos. Esto permitirá entender el alcance y los beneficios de la solución que está contratando y al mismo tiempo le evitará verse encadenado a un convenio demasiado extenso o costoso o a pagar cuotas inesperadas.
Una buena implementación redundará en beneficios operativos y financieros para la empresa por muchos años. Un fracaso costará mucho dinero y puestos de trabajo. ¡No se confíe!
El autor es miembro del comité de TI de Index Nuevo León.