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Es hora de colgar todas las llamadas de conferencia sin sentido

No es difícil ver por qué las llamadas de conferencia suenan como tan buena idea. El comercio es global. Las personas no están en el mismo lugar. Cualquier cosa que les permita tener reuniones sin viajar tiene que ser algo bueno.
Lucy Kellaway
06 septiembre 2015 18:59 Última actualización 07 septiembre 2015 5:0
FT. Es hora de colgar todas las llamadas de conferencia sin sentido.

Una reunión en la cual uno nunca sabe quién está hablando resulta en una discusión del más bajo orden. (El Financiero)

A las 10:30 a.m. un día de la semana pasada recibí un recordatorio telefónico diciéndome que a las 11 a.m. tenía que participar en una llamada de conferencia. Pasé los próximos 30 minutos con cierta aprehensión, y entonces a las 10:59 marqué el número, ingresé el número PIN y di mi nombre, según las instrucciones.

“Usted es la primera persona en participar en la llamada”, me dijo una voz electrónica. Entonces escuché la Obertura de Guillermo Tell hasta que oí un robótico “Simón X— se ha unido a la llamada”. Dos segundos más tarde alguien llamada Katie se unió. Yo no tenía ni idea quién era ninguno de ellos, pero dije hola.

“¿Cómo está el tiempo donde están ustedes?” aventuró Simón. Entonces procedimos a hablar de puras trivialidades, interrumpidas por cada nuevo participante, cada uno motivando una nueva discusión sobre quién estaba en línea y quién no.

Quince minutos después de cuando la llamada se suponía que empezara por fin comenzó. Varias personas hablaron de un simposio administrativo donde se esperaba que todos habláramos el mes siguiente. Cuando llegó mi turno, titubeé un poco, pretendiendo que ya había determinado el tema de mi charla. Alguien soltó una carcajada, aunque no pude determinar ni quién era ni si la risa sugería aprobación o desdén. Entonces el organizador habló por algún tiempo sobre requerimientos dietéticos, micrófonos y atriles.

A las 11:54 había terminado. Ocho personas en tres zonas horarias habían malgastado la mayor parte de una hora en un intercambio que se pudiera haber hecho en tres minutos por correo electrónico.

No es difícil ver por qué las llamadas de conferencia suenan como tan buena idea. El comercio es global. Las personas no están en el mismo lugar. Cualquier cosa que les permita tener reuniones sin viajar tiene que ser algo bueno.

Tampoco es difícil ver por qué nunca van a funcionar. Sostener una reunión donde uno nunca sabe quién está hablando — y con frecuencia tampoco puede oírles — y donde nadie llega preparado porque saben que no van a ser regañados es garantizar una reunión del más bajo orden posible. Añádase a esto los sonidos del ladrido de perros en el fondo y niños siendo despachados para la escuela, porque ninguna llamada de conferencia está completa sin alguien que desconozca el botón de silencio, y sólo puede terminar mal.

Lejos de hacer el mundo más pequeño, la llamada de conferencia lo hace sentir más grande. Las personas que están en la línea mientras que un núcleo está reunido en el salón de reuniones no se sienten incluidas. Se sienten como ciudadanos de segunda clase, que están a una distancia imposible.

No es sorprendente que todo el mundo las odia. Hay una escena de comedia por Tripp y Tyler parodiando la llamada de conferencia que ha sido visto 11 millones de veces en YouTube; lo vi de nuevo la semana pasada pero no me reí. Estaba demasiado cerca de la realidad.

Lo que sí es sorprendente es que estas reuniones virtuales sigan ocurriendo. Yo rara vez doy una charla sin tener que soportar primero una llamada de conferencia. Una amiga que trabaja para una gran compañía global me cuenta que todos los días se dedican dos a tres horas a ellas pero en 10 años no recuerda una que haya sido útil.

Al correo electrónico se le acusa de ser la plaga de la vida de oficina moderna. Pero seguramente las llamadas de conferencia son peores. Los correos electrónicos pueden ser borrados mientras que una llamada de conferencia te pone a la merced de personas que parlotean interminablemente durante lo que es casi siempre una hora poco social.

Muchas empresas han tratado de mejorar las cosas manipulando la tecnología. Algunas le están endilgando conferencias de video a su gente en vez, para que hasta 100 personas en lugares apartados ahora puedan verse unos a los otros mientras pontifican. De cierto modo esto es una mejora — ya que por lo menos uno sabe quién está hablando — pero tiene la desventaja de que uno no puede asistir desde el gimnasio o desnudo en la cama.

La razón por la cual tales conferencias siguen existiendo es debido a la política. Los administradores pueden cubrirse diciendo que tuvieron una reunión sabiendo que el formato es demasiado irremediable para producir una resolución.

Lo cual los deja libres para imponer cualquier acción poco popular que tenían pensada en primer lugar. Sólo hay un tipo de llamada de conferencia que debería ser permitida. Involucra a tres, o a lo sumo cuatro personas que ya se conocen y que tienen que ponerse de acuerdo sobre algo específico.

Por lo demás debería haber una regla. Si algo es tan importante que tiene que ser machacado por cierto tiempo por más de cuatro personas, entonces se debe encontrar una mesa y las personas deben viajar a sentarse en ella. Si no es tan importante, entonces la reunión no debe tener lugar.

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