Un archivo no es sólo una sucesión
de documentos: es historia y memoria.
(Joehán L.)
Si bien, hablar de archivos no resulta apasionante, a menos que uno sea bibliotecólogo, archivista o experto en materia de gestión documental, la revolución tecnológica que estamos viviendo ha ocasionado que cuando menos, nos percatemos de la importancia que tiene el tratamiento de la información que compartimos tanto en el ámbito público como en el privado. Lo cierto es que a consecuencia de la pandemia, autoridades y empresas se valieron de las nuevas tecnologías de la información y comunicación para brindar trámites y servicios; aplicaciones y sitios electrónicos sirvieron como mecanismos para enviar y recibir documentos de carácter personal, como credenciales de identificación, estudios de salud, certificados médicos, comprobantes de domicilio o inclusive relatoría de hechos particulares que identifican a una persona. Evidentemente, compartimos nuestra historia y forjamos nuestra memoria a través de estas herramientas generadoras de archivos.
A partir de ello advertimos que la gestión documental y archivística se encuentra estrechamente relacionada con el derecho a la protección de datos personales; los archivos forman parte fundamental en el ciclo del tratamiento que se les da, al dar cuenta de información relativa a su obtención, conservación, utilización, difusión, almacenamiento, acceso, manejo, o disposición, por citar algunos, no solo de manera digital sino en papel. Por ello, cobra especial importancia conocer la manera en que se regula este derecho en la aún reciente Ley General de Archivos, especialmente en relación con los archivos producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los entes públicos.
Por principio, podemos destacar que el INAI participó activamente en su configuración, quizá por ello se reconoce que toda la información contenida en este tipo de documentos será pública y accesible a cualquier persona; sin embargo, también se reconoce el derecho a la protección de datos personales, al establecer que cuando los archivos contengan datos de esta naturaleza, el acceso será de conformidad con los términos y condiciones que establece la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos personales; por ejemplo, tratándose de archivos relativos a violaciones graves se establece que su acceso será irrestricto únicamente cuando éstos hubieran sido declarados como históricos.
De igual forma, la ley establece que si los documentos con el carácter de históricos contienen datos personales sensibles (que se refieren a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida puede dar origen a discriminación o a un riesgo grave para éste), respecto de éstos se determinó su conservación permanente y se encuentran en el archivo de concentración, durante un plazo de 70 años el acceso será restringido; no obstante, la propia norma distingue que si éstos aún no han sido transferidos a un archivo histórico, el INAI o los organismos garantes locales, según se trate, determinarán el procedimiento para permitir su acceso, pero únicamente en supuestos específicos y excepcionales y, en tal caso, los que accedan a los datos confidenciales estarán obligados a no divulgar la información obtenida.
Así, aún y cuando los archivos tienen que ser vistos como el patrimonio histórico que pasa de generación en generación al reflejar el desarrollo político, social, económico y cultural de una nación y documentar todas las actuaciones de los servidores públicos y, por ende, deben ser accesibles para todos permitiendo a la sociedad conocer su pasado, entender el presente y forjar un mejor futuro; este acceso, que también constituye una herramienta contra la corrupción, de acuerdo con la Ley General de Archivos, debe hacerse garantizando el derecho a la protección de los datos personales de sus titulares.