Probablemente les ha pasado que trabajan en desarrollar e implementar programas de mejora continua, iniciando con mucho entusiasmo en la difusión de la metodología y en empujar el proyecto en todos los niveles posibles dentro de la organización para lograr tener resultados favorables desde el comienzo y de manera sostenible, sin embargo, con el paso de las semanas o meses, el proyecto no da los resultados esperados y empieza a caer poco a poco al grado de que trabajamos para el programa y no al revés.
Constantemente, el Sensei Francisco Gutiérrez, director de comité de excelencia operacional en Index Nuevo León, explica en sus redes sociales que la madurez de las organizaciones está basada en sus comportamientos, los cuales parten de si trabajan en modo herramienta, sistema y cultura. ¿Pero cómo se relaciona esto con la adaptabilidad de la mejora continua? En los siguientes párrafos se explicará cada uno de los grados de madurez y se hará referencia a cuáles programas de mejora continua se recomienda utilizar para tener los resultados esperados.
Madurez de sistema: Modo herramienta.
Cuando una organización está en modo herramienta se dice que los empleados desconocen el propósito de lo que estan realizando, por ejemplo, llenan formatos del día a día muchas veces a destiempo o con datos inciertos ya que desconocen el efecto que tiene el no hacerlo de manera correcta.
Para estos casos se recomienda que la implementación de mejora continua sea en identificar los principales problemas que están presentes en la organización y que estos sean corregidos solo dando cumplimiento a una lista “Just Do It”, ya que la mayoría de las veces la solución a estos problemas es tan evidente que incluso un análisis de Ishikawa estaría sobrado para estos casos. En este grado de madurez el involucramiento y la participación del líder es indispensable, tanto para identificar los problemas relevantes, como para la definición de las acciones y su seguimiento hasta que las acciones sean cerradas de manera efectiva.
Madurez de sistema: Modo sistema.
Trabajar en modo sistema usualmente es hacer las actividades del día a día alineándose a un “procedimiento”, ya que, si no es así, se tendrán malos resultados al recibir auditorias ya que no se tendrán evidencias que mostrar. En este grado de madurez el personal aún sigue sin entender el propósito del por qué se realizan las actividades, pero lo hace porque el jefe lo pide.
En estos casos, se sugiere que la mejora continua sea implementada a través de talleres Kaizen o Work Shops, donde el objetivo sea muy puntual y las herramientas para identificar las causas de los problemas sean requeridas. Aquí una buena definición de los “procedimientos” de mejora continua es indispensable, ya que la metodología será seguida paso a paso por los participantes.
Madurez de sistema: Modo cultura.
El tercer y último nivel de madurez es por mucho el mejor ambiente para la mejora continua, ya que el personal no hace las cosas porque lo pide el supervisor o un procedimiento, sino porque conoce el fin del por qué tiene que ejecutar sus responsabilidades y las implicaciones que tendría con sus clientes internos y externos de no hacerlo. Este nivel de involucramiento da pie a que los empleados por sí mismos puedan sugerir mejoras en los procesos para hacerlos más eficientes.
Al estar en modo cultura se pueden implementar programas de mejora continua donde los empleados puedan sugerir sus propias mejoras, siendo aquí donde se recomiendan programas de ideas de mejora por empleado, ya que al conocer el propósito de las actividades pueden impactar de una mejor manera en los resultados esperados de sus actividades.
En este articulo expliqué desde mi punto vista cómo se adapta la mejora continua al entorno de la organización, partiendo de qué programas son los recomendados según el nivel de madurez en que la organización se encuentre, pero esto no limita a hacer el esfuerzo en utilizar otras herramientas de mejora continua en todas las etapas de maduración de la organización, por ejemplo, llevar a cabo proyectos Kaizen en niveles de madurez en modo herramienta o cultura, o programas de ideas individuales en modo herramienta o sistema. Por su puesto, hay algunas variables que pueden causar que un programa de mejora continua fracase aún en su etapa de madurez recomendada, como la falta recursos, tiempo o personal, pero para evitar esto se sugiere hacer un análisis previo a su implementación y así conocer y gestionar de una mejor manera los recursos y lograr implementar programas de mejora exitosamente.
