Opinión

Lo que nunca debes hacer al organizar un evento empresarial

 
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CONFERENCIA

En este espacio le he dado cuenta ocasional de mi actividad como conferencista. Cada año atiendo un número significativo de eventos empresariales y asociativos de todo tipo. Los más comunes tienen como objetivo atraer clientes y prospectos, otros reunir y enriquecer con información a su membresía y unos más premiar o incentivar colaboradores directos o indirectos.

Si bien tales eventos disponen de presupuestos y tamaños muy diferentes, en todos encuentro como denominador común un hecho negativo y otro positivo.

¿El negativo? Todos tienden a sobrecargar su programa con una suma interminable de actividades que no sólo hace terriblemente retador mantener una concentración saludable y la agenda en tiempo.

No pierdo la capacidad de asombro cuando en eventos de empresas y organizaciones sofisticadas me encuentro, un día sí y otro también, con programas de sol a sol que suelen tener las siguientes características:

• Falta de previsión de tiempos para las presentaciones de los conferencistas o para los avisos parroquiales que la gran mayoría de los eventos suelen requerir a lo largo de su desarrollo.

• Pocos recesos entre conferencias y presentaciones, a veces ingenuamente planeados de 10 minutos, que acaban siendo de 25 o 30 reales, ya que sólo entrar y salir de la sala le toma a sus participantes el tiempo 'programado'.

• Bloques entre recesos que suman múltiples intervenciones (sean éstas conferencias, presentaciones corporativas o sesiones informativas) que 'empacan' contenidos, uno tras otro, sin ofrecer descanso o un refresh a la mente del participante.

• Falta de tiempos para privilegiar la interacción del expositor con la audiencia, sea a través de preguntas y respuestas en vivo bien organizadas o, mejor aún, a través de herramientas digitales de interacción adecuadamente moderadas.

• La ausencia de dinámicas de relacionamiento y socialización que permitan a los participantes conocer gente nueva.

• Un real desequilibrio entre los tiempos de conferencias, los tiempos para alimentos, los tiempos para la expo (cuando hay) y los tiempos para el entretenimiento (cuando se contempla), incluyendo traslados cuando el programa así los requiere.

Hace unos años, en el World Meetings Forum, le escuché decir a Martha Sheridan de la organización global Destination Marketing Association International (DMAI): “Don't over program, give people time”. En una traducción contextualizada: “No satures el programa. Dale a la gente tiempo (para estar)”.

Y usted me podrá decir que cuando se reúne a un grupo de personas de diversas latitudes o con agendas complicadas, se busca 'sacarle jugo a la reunión'. El minuto de evento cuesta y no suele ser poco dinero. Pero también es válido afirmar que el minuto de evento con gente dispersa, con retrasos desordenadores, con cansancio acumulado entre los participantes o con abandonos silenciosos suele ser igual o más caro si se considera el costo de oportunidad.

La tentación de saturar agendas existe y existirá en todo evento, pero se debe procurar el adecuado balance de los tiempos, de los intereses y de las actividades.

¿Y cuál es el denominador común positivo? Que todos los organizadores desean tratar lo mejor posible a sus respectivos participantes, procurando agendas interesantes para sus convocados, aderezadas con visitas y entretenimiento cuando se puede.

Y es que afortunadamente cada vez más se entiende bien que en la era de la información digital la gente no va a los eventos por datos o conocimiento.

Va para decir estuve en, escuché a, interactué con o conocí a tal. En síntesis, va por la experiencia y por el disfrute de la presencia.

* El autor es empresario y conferencista internacional.

Twitter: @mcandianigalaz

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