Opinión

Gobernar.., pidiendo (y teniendo) consejos 2ª parte

 
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Junta. (Instituto Internacional San Telmo)

En mi columna anterior hablamos sobre la importancia del Gobierno de la Empresa. Ahora, en esta 2ª parte tras comentar también qué tipos de consejos hay y cuáles son sus objetivos (para finalmente hablar del perfil y la selección de consejeros) tocaremos el tema del funcionamiento del mismo, de las juntas y de cómo éste se forma.

Existen dos grupos de recomendaciones para que las reuniones de Consejo sean más eficaces, las tareas están basadas en las notas del curso “Política de Empresa I” y en el libro: “Decisiones Estratégicas, de José Luis Álvarez” publicado en 2016:

Acerca de la estructura del Consejo, preparando la reunión

1) Preparar cuidadosamente el Plan de trabajo con los objetivos y planes de acción para el Consejo sobre tres elementos:

a) Los temas a tratar serán de dos tipos. El primero es sobre la Agenda que incluye, entre otros temas, la revisión de estados financieros, planes estratégicos, planes de ventas, de Recursos Humanos, presupuestos, entre otros. El segundo es sobre asuntos coyunturales o temas que se presentan de improviso y que hay que atender.

b) Los Reportes que se presentarán para estudio previo.

c) La Orden del día que debe estar siempre por escrito y deberá también ser enviada con una o dos semanas de antelación, junto con todos los reportes o materiales de lectura previa.

2) Cada punto de la orden del día deberá especificar la intención con la que el grupo deberá abordarlo, estas intenciones pueden ser: información, debate, decisión y plan de implementación.

3) El tiempo dedicado a presentaciones o a proveer información no debe ser más que el 30% del total de la reunión. La esencia de tener un consejo es permitir el debate y su consecuencia: tomar decisiones y definir cómo implementarlas.

4) Los asuntos más relevantes deberán estar al principio de la orden del día.

5) Es importante indicar en el orden de la reunión cuántos minutos se asignarán a cada punto, tratando de marcar el ritmo y la estructura de la misma.

6) En la agenda debe reservarse el tiempo necesario para posiciones “divergentes” o “disruptivas” que permitan buscar alternativas nuevas o criticar las existentes, entre otros temas.

7) Sólo que sea estrictamente necesario, por un tema coyuntural de última hora, es posible incluir en la orden del día el punto de “Varios”, si no fuera así, eliminarlo.

Acerca del manejo y desarrollo de las reuniones del consejo

1) Buscar el debate y la confrontación en el equipo en las decisiones estratégicas que sean difíciles. En las decisiones comunes y corrientes, que sean fáciles, buscar el consenso.

2) Dada la especial dificultad que presentan las decisiones estratégicas, en particular aquellas que son importantes y significativas, vale la pena dividir su manejo en dos reuniones: una inicial para depurar las alternativas y una reunión posterior, para tomar las decisiones definitivas.

3) Disponer de entre tres o cuatro opciones por cada decisión importante.

4) Siempre, y muy especialmente cuando la decisión haya sido por consenso, pedir a un miembro del comité que realice una presentación de los aspectos potencialmente negativos de la decisión, lo que se conoce como “presentar el escenario catastrófico”.

5) Posponer las decisiones que hayan sido tomadas por unanimidad hasta que se produzca alguna divergencia y se tenga que discutir el asunto en profundidad, para evitar el llamado fenómeno de “group thinking”. En éste, para evitar el conflicto, todos se suman a una decisión sin estar convencidos. Este consejo es nada menos que de Alfred P. Sloan, el exitoso director de la GM en sus años de gloria.

6) Dar la palabra a los directivos con más experiencia o estatus al final, para que los menos influyentes puedan expresar su punto de vista sin prejuicios o limitaciones.

7) Quien preside la reunión deberá invitar a los participantes menos participativos a expresar su opinión, reconocerles cuando aporten ideas y protegerlos en caso de algún comentario excesivamente despectivo u hostil de directivos más poderosos.

8) Quien preside la reunión deberá evitar cerrar el debate prematuramente, expresando su posición o cerrando discusiones que parecieran estancadas, demasiado controvertidas o “empatadas”. Los participantes se han de acostumbrar a avanzar lo más posible en el proceso, y a gestionar sus diferencias y conflictos autónomamente.

9) Existe una cita atribuida a Ciro “El Grande”, fundador del imperio persa: “Diversidad en el consejo, unidad en el mando”. Es decir, pluralidad y debate en la elaboración de alternativas y decisión final individual asumida en unidad (del Consejo) para seguir y apoyar, aunque no haya sido lo que originalmente se quería. Esta frase es fundamental para que un Consejo sea eficaz. Cuanto más importante es la decisión, más aplicable es esta cita.

10) La evaluación del trabajo de un consejo debe ser sistemática:

a. Todos los miembros se auto evalúan.

b. Cada miembro evalúa al consejo en su conjunto.

c. Cada miembro evalúa a cada uno de los otros miembros del consejo, incluyendo a quien preside.

El autor es profesor del Área de Política de Empresa (Estrategia y Dirección) en el Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresa (IPADE) y Director de Programas In-company en la misma institución.

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