CIUDAD DE MÉXICO.- Darle la bienvenida a un nuevo empleado con un curso de inducción de varias horas ya es cosa del pasado. Si quieres que tu inversión en la búsqueda, selección y contratación de personal reditúe en trabajadores comprometidos desde el primer día y que no se vayan en unos cuantos meses, debes desarrollar un plan de "onboarding".
El término "onboarding" se refiere al proceso a través del que un nuevo empleado conoce la empresa y su cultura, las responsabilidades de su trabajo diario, quiénes son sus jefes y sus compañeros, el lugar que ocupará y sus herramientas de trabajo, pero también recibe información que lo ayudará a sentirse cómodo mientras se aclimata, desde saber dónde está la impresora hasta cuáles son algunas de las mejores opciones para comer cerca de la oficina.
Es decir, que el "onboarding" va mucho más allá de los cursos de inducción tradicionales, donde los recién llegados rellenan los formatos requeridos por recursos humanos y reciben largas presentaciones sobre prestaciones, código de conducta y vestimenta y, si tienen suerte, una visita guiada por las instalaciones, antes de ser depositados en su escritorio para que empiecen a trabajar.
El proceso inicia desde antes de que se seleccione al aspirante y generalmente abarca los primeros 90 días, aunque puede extenderse un año o más, según las necesidades de la empresa y los planes que tenga para cada empleado.
ANTES DE LA LLEGADA
-Envía un mensaje al empleado dándole la bienvenida e informándole el día y hora de su primer día de trabajo, así como el nombre de la persona que lo recibirá.
-Consulta con el departamento de recursos humanos si el trabajador debe llevar cualquier documentación que haga falta.
-Solicita al departamento de TI las herramientas necesarias para el nuevo trabajador, como computadora, teléfono celular y cualquier otro dispositivo, así como el software requerido y los permisos necesarios para que el empleado pueda usarlos desde el primer día.
-Pide también la cuenta de e-mail y la suscripción a los grupos de correo relevantes.
-Elige el lugar que ocupará en la oficina. Si es necesario, pide mobiliario y solicita que el sitio quede limpio y listo para recibirlo.
-Informa al equipo sobre la llegada del nuevo integrante y algunos detalles de su experiencia y las labores que realizará.
-Aunque por lo general hay alguien que decide arropar al nuevo compañero, no dejes este punto a la dinámica de la oficina. Designa a alguien de tu equipo para que se haga cargo de ayudar al nuevo empleado a aprender el funcionamiento del área. El nuevo integrante podrá sentirse más cómodo al preguntar sobre situaciones cotidianas, por ejemplo, cómo usar la copiadora,dónde está el baño o que se espera de él en una junta diaria.
-Pregunta a los empleados actuales qué les sirvió cuando llegaron por primera vez a la empresa, qué cosas les habría gustado saber y en qué aspectos hay oportunidad de mejorar al integrar a un nuevo miembro.
EL PRIMER DÍA
-Avisa a seguridad sobre la llegada del nuevo empleado. Si puedes, adelanta el trámite para que reciba su pase o clave de entrada, estacionamiento y cualquier otro permiso que requiera.
-Informa también a la recepcionista de la llegada y dile quién recibirá al empleado.
-No delegues en el departamento de recursos humanos la tarea de dar la bienvenida, pues el empleado debe sentirse parte del equipo con el que trabajará desde el primer minuto en la empresa, así que es recomendable que sea recibido por su jefe inmediato o algún otro superior.
-Destina algunos momentos para hacer una presentación formal ante los integrantes del equipo, quienes deberán describir brevemente sus funciones.
-Si se acostumbra en la empresa, lleva al nuevo empleado a comer o asegúrate que alguno de sus compañeros lo haga.
-Recursos humanos debe acercarse al trabajador para repetirle información sobre prestaciones, vacaciones, reglas de comportamiento y código de vestimenta, si existe, aunque ya haya dado esos datos durante el proceso de contratación. Esta información debe ser accesible fácilmente en el futuro, por ejemplo en la intranet de la empresa.
LA PRIMERA SEMANA
-Destina tiempo para hablar con el trabajador, explicarle los objetivos del área, las formas de trabajo y las metas y retos actuales.
-Aprovecha para dejar claro cuáles son sus responsabilidades y lo que se espera de él. De esa manera evitarás malentendidos y le darás objetivos que alcanzar desde el principio, cuando está más motivado, en vez de dejarlo a la deriva en esos primeros días.
-Delinea el plan de acción en caso de emergencias en el área.
-Preséntalo con tu jefe y con los miembros de otras áreas con las que trabajará. Asegúrate que cuenta con un directorio para mantener la comunicación con ellos.
-Profundiza en algunos aspectos que tocaste en la entrevista laboral con el empleado. Por ejemplo, cuál es el estilo de trabajo que prefiere, si le gusta mantener un contacto constante con su supervisor o trabajar por su cuenta durante la mayor parte del proceso. De esa manera podrán acordar maneras para alinear los métodos de trabajo y prevenir roces. Recuerda que una de las principales razones de las renuncias es una mala relación con los jefes.
LOS PRIMEROS TRES MESES
-Desarrolla un plan de trabajo con el empleado y su jefe directo, en el que se establezcan metas claras y plazos intermedios y da seguimiento constante.
-Consulta con el trabajador sobre sus experiencias en el día a día y si ha tenido obstáculos con sus herramientas de trabajo, los sistemas o la colaboración con otras áreas, para buscar solucionarlos rápidamente.
-Si detectas áreas de debilidad en las habilidades del trabajador, asegúrate de proporcionarle capacitación. Además de mejorar su trabajo, esa inversión puede elevar su compromiso con la empresa.
ESFUERZO QUE REDITÚA
Si te parece que este proceso es demasiado complicado, ten en cuenta que puede recortar la curva de aprendizaje de un nuevo empleado, logrando que trabaje a su máxima capacidad más rápidamente.
También ten en mente que volver a cubrir una vacante le cuesta a una empresa al menos 25 por ciento del salario anual del trabajador, según un estudio de la Asociación Americana de Administración, pues se debe realizar el proceso de búsqueda y después capacitar al candidato elegido, aunque para puestos de alto nivel el costo puede llegar hasta al 200 por ciento del salario anual.
Según LinkedIn, 4 por ciento de los nuevos empleados abandona el empleo después del primer día desastroso y 22 por ciento de la rotación se produce durante los primeros 45 días. ¡No seas parte de esas estadísticas!