¿Aún usas hojas de cálculo en tu empresa? Estas son 5 desventajas de hacerlo

Las hojas de cálculo han sido durante décadas la plataforma de gestión de información y datos de empresas, pero seguir utilizándolas y no pasar a herramientas más modernas para la comunicación y seguimientos de clientes podría hacer que una empresa no alcance su potencial total.

"A pesar de que son relativamente amigables y sencillas de usar, también presentan muchos problemas y suponen grandes riesgos para las organizaciones. Si tienes una pequeña empresa o startup, algunos de esos riesgos podrían ser más grandes de lo que crees", explicó Laura Martínez Molera, senior Marketing Manager de HubSpot Latinoamérica.

La primera razón por la que la experta no recomienda seguir usando las hojas de cálculo, es por que el seguimiento es poco eficiente.

"Las hojas de cálculo están diseñadas para ser un repositorio y procesador de datos. En ese sentido, el equipo encargado de llevar la comunicación con clientes encuentra un gran reto que puede convertir sus actividades en un caos", señala.

"Las limitaciones del formato hacen imposible determinar quién trabaja con qué oportunidad de venta y cuándo, lo que resulta en pasar por alto prospectos e interacciones incompletas", añadió.

Otra de las desventajas es que no permiten automatizar procesos.Hacer manualmente todos los procesos resta tiempo a los esfuerzos para cerrar más tratos y otras necesidades estratégicas. En ese sentido, indica Martínez, monitorizar, enviar correos, registrar contactos y obtener información útil de forma automática, es una importante ventaja.

La tercera razón por la que Excell debería dejar de ser el gran aliado de tus operaciones es su falta de versatilidad.

"Debido a que las hojas de cálculo no cuentan con herramientas avanzadas, son pocas tus opciones para utilizar mejor la información de tus clientes", indica Martínez.

Para la directiva, las plataformas de CRM (Customer Relationship Management), por ejemplo, te dan la posibilidad de hacer llamadas con un clic, grabar conversaciones, contar con un historial de contactos, sincronizar calendarios, enviar correos electrónicos y hasta programar reuniones.

Las operaciones de una empresa hoy día también se podrían potencializar utilizando un ERP, que es una plataforma con sistema de uso empresarial que pone al servicio del cliente la digitalización y automatización de sus procesos y que permite tener acceso a su información de manera directa y tener datos de primera mano para predecir y actuar oportunamente ante diversas situaciones

"Sin lugar a dudas da orden a tu información, un orden a tus procesos, te permite tener información y control sobre tus costos, procesos, gastos, producción, entre otros. Te da seguridad en la información, tener todo respaldado y que cualquier contingencia la podrás atender de forma anticipada", dijo a El Financiero el director de Socios de Negocio de Intelsis, Fernando Morales.

Las hojas de cálculo, además, agravan los márgenes de error. La forma de trabajo de las hojas de cálculo implica que varios usuarios acceden y modifican un solo documento varias veces y crean varias copias de entre las cuales es difícil y muchas veces confuso encontrar la correcta.

"¿Cuántas de esas veces no tenemos versiones con el nombre de 'versión final' u 'ok'? Por ellos las probabilidades de que existan datos imprecisos, se realicen cambios y no se actualicen en otras versiones, es muy alta", dijo.

La quinta desventaja es la seguridad limitada. La experta señala que esto pone en riesgo tanto a empleados como a la información de la empresa. Dichas plataformas no cuentan con sistemas de protección de datos robustos y están expuestas a que la persona equivocada tome la información de negocio.

Pasar a utilizar un software más intuitivo no necesariamente debe ser difícil y caro. HubSpot incluso ofrece una opción de CRM gratuito para gestión de finanzas, recursos humanos y contactos.

Datos de Intelsis indican que actualmente una Pyme puede implementar tecnología con una inversión de a partir de mil 700 pesos mensuales, dependiendo las necesidades de la firma.

"Hay muchos tipos de inversiones, para soluciones grandes o pequeñas, depende mucho de lo que lo complejo que sean los procesos de la empresa", indicó Fernando Morales.