Tenemos que hablar de cómo será el trabajo en las oficinas después del COVID-19
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Tenemos que hablar de cómo será el trabajo en las oficinas después del COVID-19

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Tenemos que hablar de cómo será el trabajo en las oficinas después del COVID-19

bulletLos espacios de trabajo cambiarán, pero las oficinas de espacios abiertos, tal como son en la actualidad, difícilmente desaparecerán.

Bloomberg Opinion / Sarah Green Carmichael
14/05/2020
Actualización 14/05/2020 - 3:46
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Cuando pienso en la vida en la oficina anterior al coronavirus, casi parece diseñada para propagar gérmenes.

Está el viaje de una hora en el tren lleno de gente; el flujo constante de dedos que tocan los botones del elevador y las máquinas de café; y nuestras filas abiertas de escritorios con casi ninguna pared para evitar que un estornudo sorpresa atraviese la habitación. Tal vez no sea sorprendente que un estudio de 2013 descubriera que los gérmenes pueden propagarse de la mano de una persona a la mitad de las superficies de oficina en solo cuatro horas.

Claramente, debemos mejorar en el futuro posterior al cierre. ¿Pero cómo?

Las organizaciones esenciales que permanecieron abiertas durante los cierres de coronavirus ofrecen algunas pistas. Redujeron el hacinamiento escalonando los turnos, pidiendo a algunos empleados que trabajaran desde casa y designando pasillos para desplazamientos en un sentido. Instalaron barreras de plástico transparente en las cajas registradoras y los mostradores de recepción. Algunas implementaron controles de temperatura, aunque no son infalibles, ya que las personas asintomáticas pueden transmitir el virus e incluso muchos pacientes hospitalizados de COVID-19 nunca desarrollan fiebre.

Puede que se pregunte si también veremos cambios arquitectónicos importantes; algunos incluso han predicho el final de las oficinas abiertas. Pero no es probable. Tales rediseños son caros e intrusivos, dice Jennifer Kaufmann-Buhler, profesora asistente en la Universidad de Purdue y autora de “Open Plan: A Design History of the American Office” (Plano abierto: una historia de diseño de la oficina estadounidense), que se publicará próximamente. En medio de una severa recesión, la mayoría de las empresas no pueden darse el lujo de buscar nuevos espacios. Incluso si vamos a distanciarnos socialmente por dos años más, una remodelación de una gran oficina probablemente no tenga mucho sentido financiero.

El comportamiento humano es más fácil de cambiar que la arquitectura. Y las oficinas abiertas, con sus espacios flexibles, permiten comportamientos muy diferentes. Esta adaptabilidad es la razón por la cual la oficina abierta ha resistido todos los intentos de matarla, y también por qué es sorprendentemente adecuada para este momento de cambio.

Los germófobos estaban preocupados por las oficinas abiertas mucho antes de la pandemia de coronavirus. Estudios realizados en Europa vinculaban las oficinas de planta abierta con un menor bienestar y un mayor uso de los días de enfermedad, aunque no está claro si esto se debe a que los gérmenes se propagan más fácilmente o a que estar siempre en exhibición reduce la productividad y aumenta el estrés.

A los críticos también les gusta señalar que las oficinas abiertas son incluso malas en lo que se supone que deben hacer bien: fomentar la colaboración. Ethan Bernstein de Harvard y Ben Waber de Humanyze estudiaron compañías que cambiaron a planos de planta abiertos y descubrieron que las conversaciones cara a cara cayeron un 70 por ciento después del cambio.

No obstante, estos espacios abiertos han persistido.

(La oficina abierta) realmente ha estado con nosotros desde la década de 1960, y algunos dirían que incluso antes que eso”, dice Kaufmann-Buhler. Las primeras iteraciones se remontan a finales del siglo XIX y se parecen mucho a las actuales: filas de escritorios en espacios grandes y abiertos.

Los planos abiertos “nunca van a desaparecer”, dice Kaufmann-Buhler, aunque han sido “declarados muertos muchas veces”. Cada vez que ve un titular que lo anuncia, piensa para sí misma: “Ah, el plano abierto está muerto, larga vida al plano abierto”.

Esto se debe a que es un diseño extremadamente rentable. No es solo la falta de paredes o la cantidad de personas que se puede acomodar. Es que las oficinas privadas requieren más de todo: puertas, conductos de ventilación, consumo de energía. Además, los espacios de trabajo abiertos permiten que entre más luz y permiten hacer contacto visual fácilmente con colegas, algo que extraño de las oficinas de Bloomberg en estos días.

Y los planos abiertos son adaptables, ya sea un grupo de secretarias de la era de Mad Men o un espacio de coworking moderno. Puede agregar (o restar) trabajadores fácilmente y reorganizar escritorios y otros equipos según sea necesario. De hecho, esa flexibilidad es de lo que las empresas dependerán ahora, a medida que separan los escritorios, agregan paneles o particiones y se apoderan de grandes espacios comunales, como salas de conferencias, para otros fines.

Eso no quiere decir que no haya actualizaciones físicas que valgan la pena. Las afortunadas empresas con bolsillos profundos podrían invertir en tecnología sin contacto, como puertas, interruptores de luz y grifos de baño con sensores de movimiento, para limitar las superficies comunes en las que los empleados interactúan.

Si su sistema de aire acondicionado es un poco viejo, este sería un buen momento para invertir en un sistema más nuevo que ofrezca filtración de aire. “Los (sistemas) más antiguos están lamentablemente desactualizados e inadecuados en términos de elementos de protección”, dice Kaufmann-Buhler. Algunos de ellos recirculan demasiado el aire y elevan el riesgo de propagar gérmenes.

Debido a que es probable que las actualizaciones importantes estén fuera del alcance de la mayoría de las empresas, muchas dependerán de un cambio de comportamiento, que puede ser bastante poderoso. En ese estudio de 2013 que mostraba que los gérmenes se extendían a la mitad de la oficina a la hora del almuerzo, intervenciones simples como lavarse las manos, usar desinfectante para manos y proporcionar a los empleados toallitas de limpieza gratuitas redujeron el riesgo de enfermarse de 40 a 90 por ciento a menos de 10 por ciento.

Y las compañías ciertamente reforzarán sus programas de limpieza, particularmente en áreas comunes como baños, salas de descanso y ascensores. Esto por sí solo sería un cambio importante. Tal como están las cosas, “las oficinas son una especie de lugares asquerosos”, dice Kaufmann-Buhler. No parecen tan sucias en primer lugar, por lo que tienden a ser limpiadas ligeramente por contratistas con exceso de trabajo y mal pagados.

Las empresas en rascacielos también tendrán que encontrar formas de minimizar el contacto alrededor de puertas y ascensores. La solución más fácil puede ser contratar porteros y asistentes de elevadores, y escalonar las horas de trabajo para evitar largas colas.

Las organizaciones que han servido comida, gratis o de otra manera, probablemente reconsiderarán cómo lo hacen, si es que continúan sirviéndola. Por un lado, en medio de una recesión (o incluso una depresión), con quizás un 20 por ciento de desempleo, es posible que las compañías ya no sientan que necesitan ofrecer beneficios costosos como comidas gratis. (Nota para mi empleador: ¡esto no es una recomendación! Echo de menos la comida de Bloomberg). Por lo menos, las cafeterías de las compañías probablemente pedirán a los empleados que escalonen sus pausas para el almuerzo para evitar aglomeraciones. En lugar de comer de una bandeja abierta de delicatessen con amigos, probablemente llevarán un almuerzo en caja a su escritorio para comer a dos metros de distancia de cualquier otra persona.

Y, sin embargo, es inevitable que la proximidad prolongada e interior sea la forma principal de propagación de este virus, y dicho contacto es inevitable si las personas regresan al trabajo, independientemente de las precauciones que tomen las organizaciones. Es por eso que muchas empresas alentarán con razón a los empleados a seguir trabajando desde casa y visitar la oficina solo cuando sea absolutamente necesario.

Incluso entonces, en lugar de ir cuando lo deseen, se programarán sus visitas. Algunas organizaciones están dividiendo a su personal en dos equipos, que se turnan para llegar a la oficina en semanas o quincenas alternativas. Dado el tiempo que el virus puede sobrevivir en las superficies, probablemente no sea una buena idea pedir a los empleados que vengan en días alternos. Hay que darle a los gérmenes al menos un fin de semana para que se degraden.

Las cosas que siempre tocamos con las manos son las más sucias, es decir, teclados, teléfonos, ratones y paneles táctiles. Esto puede presagiar el final del hotdesking (en el que los empleados no tienen una estación de trabajo permanente, sino que simplemente se sientan donde quieran) y una renovación importante de la hotelería (en la que los empleados comparten una estación de trabajo específica de forma rotativa y programada).

Y olvídense de celebrar grandes reuniones cara a cara. Tendrán que realizarse a través de videoconferencia.

“Todo esto tendrá un gran impacto en la forma en que las personas interactúan entre sí y la forma en que piensan sobre el trabajo”, dice Kaufmann-Buhler.

En otras palabras, si ha estado fuera de su oficina estas últimas ocho semanas, esa sensación de dislocación puede no disiparse incluso si regresa. No importa cómo sea su oficina, se sentirá muy diferente.