Gabriel Carrillo: La importancia de la transformación digital

La contingencia detonada por el COVID-19 o bien conocido como Coronavirus ha tomado por sorpresa a muchas empresas; pequeñas, medianas y grandes que no tenían establecido un proceso de trabajo a distancia; proceso que va respaldado por aplicaciones que permiten trabajar a distancia ya sea con herramientas colaborativas, videollamadas, accesos remotos y más.

Por ello como asesor de INDEX Nuevo León, a través de esta columna les hablaré de cómo en específico, podemos en concordancia con la legislación mexicana, dejar de hacer firmas autógrafas en documentos y empezar a usar mecanismos de firma digital.

Es claro que en las áreas de producción de una IMMEX o bien del ramo industrial, no es posible hacer home office, sin embargo, en los procesos administrativos, comerciales y legales de estas mismas empresas; por mencionar algunos, es factible y recomendable, tener todo listo para operar a distancia y más allá de detener estos procesos, hacerlos más eficientes.

En cuanto a la legislación vigente relacionada a firmas digitales:

En México y el mundo tenemos reglas que permiten transicionar a procesos de firma digital, enlisto algunas:

● Ley de Firma Electrónica Avanzada

● Código de Comercio

● Código Federal de Procedimientos Civiles

● Ley Federal del Trabajo (Art. 776 y 836a, 836b y 836c)

● Ley Federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental.

● Ley Fintech

● Decreto por el que se reforma el artículo 199 de la Ley del Mercado de Valores.

● Disposiciones de Carácter General aplicables de las casas de bolsa.

● Disposiciones de Carácter General aplicables a los fondos de inversión y a las personas que les prestan servicios.

● UNCITRAL (Regla creada por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional).

En cuanto a la Ley de firma Electrónica Avanzada:

"Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos".

DOF 11-01-2012

En cuanto al Código de Comercio en su Artículo 89:

Un certificado digital legal:

"Es un certificado emitido por un Prestador de Servicios de Certificación Autorizado por la Secretaría de Economía, la Secretaría de la Función Pública o el SAT y que cumple con la reglamentación vigente."

Una firma electrónica:

"Los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al firmante en relación con el mensaje de datos e indicar que el firmante aprueba la información contenida en el mensaje de datos. Produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio."

De los mensajes de datos

"Ahora que la industria IMMEX y empresas en general empiezan a implementar el home office por motivo de la propagación del virus COVID-19, la operación tiene que continuar de la mejor manera por lo que no es posible detener las negociaciones respaldadas por la firma de acuerdos, de contratos con clientes, proveedores o laborales, de minutas, de recibos de nómina o cualquier otro documento de interés, www.doc2sign.com ofrecerá su servicio gratuitamente a quienes se registren en línea por este mes de marzo y abril de 2020; medida que hemos aplicado en beneficio de todas las empresas; sin importar el tamaño y el número de documentos que firmen; todo documento firmado su Constancia de Conservación de Mensajes (NOM 151) con su respectiva estampilla de tiempo; obteniendo así una fecha cierta.

Podrás realizar firmas digitales de acuerdo a la forma que más se adapte a tus necesidades; podrás firmar con tu FIEL (eFirma) del SAT, con una firma digital autógrafa o bien con un NIP."

Podrás aprovechar esta coyuntura para mantener el trabajo a distancia lo más eficiente posible así como para estar en cumplimiento con el requisito de fecha cierta de acuerdo a la jurisprudencia publicada sobre la fecha cierta en documentos privados, en donde en pocas palabras se nos dice que si un documento privado no tiene fecha cierta el SAT podrá desconocer el ejercicio fiscal en que buscas acreditar la deducibilidad del mismo.

El autor es Director General Detecno-PSC World.

Esta es una columna de opinión. Las expresiones aquí vertidas son responsabilidad únicamente de quien la firma y no necesariamente reflejan la postura editorial de El Financiero.