El Dinero en Efectivo, Enemigo del Control Interno

Amigas y amigos lectores, el día de hoy quiero hacer un crossover interesante en temas que hemos abordado en este espacio. Este es el día en que el control interno se une con la importancia de utilizar pagos digitales en lugar de aceptar pagos en efectivo. ¿Por qué el dinero en efectivo es el enemigo número uno del control interno?, porque tiene un riesgo inherente y a grandes rasgos es más susceptible al robo y frauden por la manipulación y falta de transparencia que pudiera tener.

En la mayoría de los establecimientos comerciales, el efectivo sigue siendo el método de pago preferido. Es fácil para la empresa y el cliente por su rapidez, confidencialidad y sencillez. Sin embargo, los sistemas de control interno de las empresas son vulnerables a varios peligros asociados a las transacciones en efectivo. Hay más posibilidades de errores, apropiación indebida y fraude en las transacciones en efectivo, ya que no siempre están documentadas. Además, guardar y trasladar el efectivo puede resultar caro, ocupar mucho espacio y dar lugar a errores humanos. Debido a su portabilidad y tangibilidad, el efectivo es un objetivo privilegiado para el robo y la malversación. Debido a su forma tangible, el efectivo es víctima frecuente de planes de robo tanto dentro como fuera de una empresa. Uniendo lo anterior, desafortunadamente me ha tocado vivir experiencias en organizaciones con las que he colaborado y donde han existido fraudes, al momento de conversar con las personas involucradas y al preguntarles el por qué habían cometido el fraude o cuál era la motivación para cometer la falta, esperaba una respuesta inmediata como “por necesidad económica. Sin embargo, lo más sonado siempre ha sido “por que pude hacerlo”, es decir, la ventana estaba abierta y existió la oportunidad. Justamente el uso del dinero en efectivo es tener esa ventana siempre abierta.

Cuando se trata de dinero en efectivo, puede resultar difícil controlar a dónde va a parar, ya que no hay ningún rastro de papel que seguir. Por eso es posible que se produzcan estafas, como la manipulación de registros de efectivo y robos. Las transacciones en efectivo no dejan rastro digital, lo que dificulta la correcta identificación de la transferencia de dinero.

Ahora bien, después de aventar tanto “hate” al dinero en efectivo es momento de dar alternativas para que el enojo no se quede almacenado en el hígado. Las organizaciones pueden optar por cambiar a pagos digitales o establecer estrictos mecanismos de control interno para contrarrestar los peligros que genera el efectivo. A través de los pagos digitales, los riesgos asociados a las transacciones en efectivo pueden reducirse en gran medida, y los mecanismos de control interno pueden reforzarse con la llegada de los sistemas de pago digitales debido a su mayor seguridad, trazabilidad y transparencia. Cuando el dinero se cambia digitalmente, no hay necesidad de mover o almacenar físicamente grandes cantidades de moneda. Como consecuencia, mejora la seguridad de los activos financieros, tanto frente a robos internos como externos.

En los pagos digitales, todo proceso se registra y audita detalladamente. Se producen y conservan automáticamente registros electrónicos de todas las transacciones, con marcas de tiempo, partes e importes. Otra ventaja clara es que, con una transferencia electrónica, se puede estar seguro de que se enviará el importe correcto. Esto elimina la posibilidad de que se produzcan errores humanos, como un mal conteo, errores aritméticos o errores de dedo, durante el proceso de recuento o registro. Eliminar la necesidad de intervención humana en el registro disminuye en gran medida la posibilidad de errores en los informes financieros.

El gran reto que se tiene es hacerle ver, sobre todo a la pequeña y mediana empresa, que a pesar de que tiene un costo-inversión la implementación de estos sistemas, es mucho más viable que vivir en el estrés por las fallas en el control interno. Sin embargo, muchos huyen de esto no tanto por el tema del control sino por las comisiones que se tienen que pagar por los pagos digitales pero sobre todo por asuntos fiscales, donde prefieren pagar menos impuestos o definitivamente no pagarlos, en lugar de eliminar el gran riesgo del fraude, que sale mucho más caro que el pago fiscal. ¿Conocen alguna historia así? Los leo.

El autor Profesor del Departamento de Contabilidad y Finanzas en Región MTY del ITESM.