¿Te comunicas bien en el trabajo? La respuesta es no...

No importa si es por correo electrónico, aplicaciones internas o los anuncios en el comedor, las comunicaciones internas en el lugar de trabajo tienen el potencial de ir muy mal, muy rápidamente.

James Damore, ingeniero de Google, descubrió esto de una mala manera. Sus compañeros filtraron un documento interno que él escribió sobre el enfoque de Google sobre la diversidad, lo que derivó a su eventual despido.

Pero ahora que Google - la organización progresista, con la que organizamos la información del mundo- se encuentra en el centro de su propio escándalo de comunicación laboral, es el momento perfecto para repensar todo el asunto, afirma Cary L. Cooper, profesor de psicología y salud organizacional de la Universidad de Manchester.

Los recientes intentos de abordar este tema se han centrado en cuándo nos comunicamos en el trabajo, en lugar de cómo. Han pasado ocho meses desde que Francia aprobó el 'derecho a desconectarse', por lo que es ilegal que los empleadores envíen mensajes de correo electrónico al personal fuera de las horas de oficina. La idea era combatir el estrés laboral y poner fin a la "correa electrónica", como dijo un legislador francés.

Seis años antes, Volkswagen acordó dejar de enviar correos electrónicos a sus empleados fuera de las horas de oficina. En 2014, Daimler, otro fabricante de automóviles alemán, introdujo una política voluntaria que permitió al personal borrar automáticamente los correos electrónicos que reciben durante sus vacaciones. El remitente recibió una variación de esta respuesta:

"Estoy de vacaciones. No puedo leer tu correo electrónico. Se eliminará tu correo electrónico. Póngase en contacto con Hans o Monika si es realmente importante, o vuelva a enviar el correo electrónico después de que estoy de vuelta en la oficina".

'El derecho a desconectarse' sólo ha sido ley en Francia desde enero de 2017, por lo que es demasiado pronto para juzgar su impacto. Pero el portavoz de los trabajadores de Volkswagen, Jörg Köther, afirmó en 2014 que la medida de su compañía había sido bien recibida, detalla el especialista en un artículo para el Foro Económico Mundial (WEF, por sus siglas en inglés).

Daimler reportó el éxito con el personal también. El vocero Oliver Wihofszki dijo a la BBC: La respuesta es básicamente 99 por ciento positiva, porque todo el mundo dice: 'Eso es algo muy bueno, me encantaría tener eso también'.

La mayoría de nosotros somos culpables de revisar información del trabajo con demasiada frecuencia. El año pasado, la encuesta Reclaim Your Time de HR Magazine encontró que el 34 por ciento de los empleados checa su correo electrónico inmediatamente después de despertar y el 38 por ciento lo hace todas las noches justo antes de irse a la cama. Un estudio de una consultora de seguridad cibernética del Reino Unido encontró que dos de cada diez trabajadores de oficina respondieron a los correos electrónicos del trabajo incluso después de irse a la cama.

Algunas organizaciones fomentan esta fijación tóxica. Erika Nardini, CEO de Barstool Sports escribió un mensaje de texto a los empleados en un domingo sólo para ver lo rápido que respondieron.

Obligar a los empleados a desconectarse es un buen comienzo. Pero hay un largo camino por recorrer.

Gianluca Leone, director de myrooms.co.uk, dijo a uno de sus colegas que su equipo ha tratado de encontrar un punto medio entre deshabilitar el correo electrónico y permitir el 'reinado libre': "Tenemos un sistema para supervisar nuestra dirección de correo electrónico de servicio al cliente y todo el mundo sabe quién está recogiendo los correos electrónicos en un momento dado... Durante temporada alta tenemos personal de apoyo para servir a los clientes en otras zonas horarias. Nuestro personal sabe cuándo esperamos que estén fuera de línea".

La diferencia entre "no esperamos que revises tu correo electrónico" y "esperamos que no revises tu correo electrónico", es crucial.

Por supuesto, el rechazo total de correos electrónicos fuera de horas no funcionará para todas las empresas. Necesitamos flexibilidad. Desalentar el uso excesivo está bien, pero tomemos un enfoque más consciente de las comunicaciones internas en general.

Para empezar, las organizaciones deben desalentar la copia arbitraria de personas en correos electrónicos. Este hábito erosiona la confianza y los mensajes polémicos se propagan como un reguero de pólvora.

Se dice que Damore de Google copió a 40 mil colegas la nota que criticaba la política de diversidad de la compañía. Luego se lanzaron a Blind, una aplicación que facilita los chismes anónimos en el lugar de trabajo, para pedir su despido. ¿Y si simplemente hubiera hablado personalmente con el nuevo jefe de diversidad de Google? Podría haber sido una conversación en lugar de un 'manifiesto' que causó un revuelo mundial sobre los enfoques corporativos de la igualdad.

Debemos levantarnos y hablar con nuestros colegas siempre que podamos. Los beneficios están bien documentados. Así que celebrar cualquier iniciativa para desalentar el envío por correo electrónico a todos los colegas, ya sea remoto o en el próximo escritorio, es buena idea.

Hay que considerar otros canales de comunicación. El correo electrónico está perdiendo popularidad entre los jóvenes. Alrededor del 37 por ciento de las startups ya no lo ven como su principal canal de comunicaciones, favoreciendo plataformas colaborativas como Slack y Google Docs. Estas herramientas están diseñadas para facilitar la comunicación de todo el grupo desde un teléfono inteligente. ¿Qué puede salir mal?

Algunas empresas ya han detectado los riesgos. Una startup de moda en Londres tiene una manera inusual de desalentar el uso extracurricular de Slack, asignando a quienes la usen a ir por el de café matutino como castigo.

El uso excesivo de la comunicación en el lugar de trabajo está vinculado a una reducción del bienestar mental, por lo que son esenciales políticas claras como las desarrolladas por VW y en Francia. Esto significa que los empleados no tengan que adivinar lo que se espera de ellos.

Cuando las empresas han experimentado vacaciones pagadas ilimitadas, que los empleados decidan cuánto tiempo libre tomar, el personal termina trabajando más, no menos. Lo mismo ocurre con las comunicaciones. Sin restricciones, los empleados corren el riesgo de ahogarse en la información.

La flexibilidad y la cultura de la apertura son valiosas para cualquier organización; pero aquellas organizaciones que abrazan la apertura tienen el deber de proteger a su gente de los riesgos, tanto para su bienestar como para su carrera.