CIUDAD DE MÉXICO.- Si tu convocatoria a una junta de trabajo es recibida con molestia, es posible que no estés liderando tus reuniones de manera eficiente.
Conforme el trabajo colaborativo ha aumentado, también lo han hecho las reuniones, pero 54 por ciento de los trabajadores considera que más de la mitad de las juntas a las que asisten carecen de valor, según cifras del reporte "Collaboration 2.0: La muerte de las reuniones tradicionales", realizado por Ovum y LogMeIn.
Si a eso le añades que, en promedio, un trabajador asiste a cinco juntas por semana y un ejecutivo de alto nivel acude a 7, puedes ver la importancia de mejorar la forma en la que organizas tus reuniones de trabajo.
ANTES DE LA JUNTA
Define el objetivo
Como prácticamente todo en la vida, la preparación es el secreto para el éxito. Si quieres obtener resultados de una reunión, necesitas definir claramente cuáles son los objetivos, para que la discusión no se desvíe a otros asuntos.
Si al realizar este trabajo previo, te das cuenta que puedes obtener lo que necesitas hablando directamente con las personas, ¡olvídate de la junta!
Elige a los asistentes
Con el objetivo de la reunión definido, ya puedes identificar a las personas que deben acudir. Una de las principales quejas en las oficinas surge al ser convocado a una reunión en la que el involucramiento es prácticamente inexistente o simplemente tangencial, así que pon atención en quienes verdaderamente deben estar presentes y pueden aportar para lograr el objetivo.
Delinea la agenda
De este modo, todos los participantes sabrán qué deben llevar a la junta, para poder avanzar de manera rápida.
Envía la agenda con antelación a los miembros de tu equipo, para que tengan tiempo de preparar los reportes o análisis necesarios y así evites dejar puntos pendientes por falta de información.
Establece la fecha, hora y duración
Sé respetuoso de los tiempos de tu equipo y, de ser posible, no establezcas juntas cerca del final de la jornada, cuando ya todos están cansados, o fuera del horario laboral.
Recuerda a los participantes que deben llegar a tiempo y sé tú el primero en poner el ejemplo.
Es importante que informes cuál será la duración de la reunión y que respetes ese lapso, de modo que tus empleados puedan organizar sus responsabilidades del día. Y procura que las juntas de más de dos horas sean una excepción, pues será muy difícil que mantengas a tu equipo concentrado.
DURANTE LA JUNTA
Nombra a un guía
La reunión con tu equipo de trabajo tiene como objetivo principal escuchar las aportaciones de todos, pero debe haber orden. Una persona, que puedes ser tú o el principal responsable del tema que se trate, debe ser quien dirija la discusión y reencamine el trabajo en caso de que se desvíe.
Si surgen temas adicionales, anótalos para que tus empleados se sientan escuchados y para poder analizarlos posteriormente y decidir cómo abordarlos.
Haz que todos participen
En un equipo siempre habrá personas que amen externar sus opiniones e introvertidos que prefieren hablar poco. Es responsabilidad del líder el identificar estas características en sus trabajadores y saber cómo fomentar que todos aporten a la discusión.
Asegúrate de dar la palabra a todos los asistentes y de escuchar con atención sus opiniones, en lugar de tomar partido por las personas que coinciden contigo.
Asigna a alguien para tomar notas
La palabra "minuta" llega a ser odiada entre los oficinistas, pero es necesario dejar registrados los acuerdos a los que se llegaron en la reunión, así como las tareas pendientes.
Quién hará qué cosa, cuándo y a quién se lo entregará y qué se hará con esa información son puntos vitales si quieres obtener resultados de tus juntas laborales.
DESPUÉS DE LA JUNTA
Envía los acuerdos
Asegúrate de que todos los involucrados tengan por escrito los acuerdos a los que llegaron en la junta y las obligaciones y tareas pendientes que surgieron.
Establece "check points"
Ten presentes las fechas límites establecidas durante la junta y destina tiempo para checar con tu equipo los avances, las dudas y obstáculos en caso de que surjan. El no dar seguimiento puede desmotivar a tu equipo y hacerlos sentir que el esfuerzo destinado a las reuniones es en realidad tiempo perdido.