Power Tools

14 herramientas para organizar a tu equipo

Con estas aplicaciones podrás usar la tecnología para medir resultados, gestionar equipos, dirigir proyectos, calendarizar entregas y mejorar en general el trabajo en tu organización.
Mara Echeverría
18 septiembre 2014 1:22 Última actualización 18 septiembre 2014 5:0
Estas aplicaciones ayuda a los líderes a estar conectados con su equipo sin la necesidad de un intermediario e impulsan la productividad.

Estas aplicaciones ayudan a los líderes a estar conectados con su equipo sin la necesidad de un intermediario e impulsan la productividad. (Foto: El Financiero)

Para llevar a tu equipo a la cima no requieres estar físicamente a su lado todo el tiempo, al contrario, la movilidad te permite en muchos casos ampliar tus horizontes.

Aprovecha diversas herramientas que te mantienen en contacto y con las cuales puedes darle seguimiento a cualquier proyecto, a la vez que bajas costos. Usa la tecnología para medir resultados, gestionar equipos, dirigir proyectos, calendarizar entregas y mejorar en general el trabajo en tu organización.

Para David Escárcega, académico del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, estas aplicaciones ayudan a los líderes a estar conectados con su equipo sin la necesidad de un intermediario e impulsan la productividad.

“Esta forma de trabajo con base en equipos multidisciplinarios la están adoptando grandes empresas y algunas Pymes que colaboran con otras que no están en la misma ubicación, por ende, son las que han logrado este tipo de integración tecnológica”, dijo a El Financiero.

Es un conjunto muy extenso de herramientas, su uso depende del tipo de interacción que quiera tener el líder de un proyecto o el director de una empresa con los miembros de su equipo”.

El experto recomienda fomentar que los miembros más jóvenes de la empresa sean quienes ayuden a integrar las herramientas en el esquema de trabajo, pues normalmente están más familiarizadas con ellas.

Estas plataformas también permiten a los corporativos hacer ahorros en insumos, pues los equipos de trabajo presenciales requieren lugares hasta 50% más pequeños, con lo que logran reducir costos de servicios como agua, renta o luz y hasta viáticos, en caso de que el equipo necesitará viajar a otro estado o país.

Estas son algunas de las plataformas mejor rankeadas en diversos medios especializados según su funcionalidad y efectividad. Toma nota...

• Compartir archivos

A través de la nube puedes compartir archivos con tu equipo de trabajo y realizarlos junto con tu equipo en tiempo real, lo único que necesitas es estar conectado a la red.

Drive https://drive.google.com
Funciona con una cuenta de Gmail y es muy fácil de utilizar. Con Drive puedes crear de forma colaborativa documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones o intercambiar archivos de audio y video aunque pesen más de 2 gigabytes.
>Disponible en web, la puedes descargar en tu computadora y en tus dispositivos móviles con Android o iOs.
> Twitter: @googledrive
>Facebook: https://www.facebook.com/GooogleDrive

Dropbox https://www.dropbox.com/
Sirve para almacenar archivos en la nube y compartirlos; la única condición para usar Dropbox es que los usuarios deben registrarse para tener el servicio. Cuenta con un sistema para empresas que te ofrece registros de auditoría para rastrear qué y quién comparte la información; también tiene controles que registran accesos. Lo puedes probar gratis por 15 días o comprarlo por 795 dólares al año para 5 usuarios.
>Disponible para computadoras, dispositivos móviles con sistema Android, iOs e internet.
> Twitter: @Dropbox
>Facebook: https://www.facebook.com/Dropbox

OneDrive https://onedrive.live.com
Comparte archivos o carpetas completas a través de un enlace que llega por correo electrónico con quien lo desees, además los puedes crear en colaboración con tu equipo en tiempo real. También tiene una versión para empresas que tiene un costo de 31 pesos por usuario al mes y con la que tienes auditorías e informes, conferencias online, cuentas de correo empresarial y un terabyte de almacenamiento .
>Funciona con Office y es compatible con dispositivos con Windows 8, Windows RT e iOs.
> Twitter: @onedrive
> Facebook: https://www.facebook.com/OneDrive

• Gestión de Proyectos

Con las aplicaciones para gestionar proyectos puedes saber quién de tu equipo está haciendo qué aunque no estés en la oficina. También te ayudan a tener control sobre el seguimiento de tareas, fechas de entrega y revisión de procesos.

Trello https://trello.com/
Te ayuda a ordenar por fichas, calendarizar y dar seguimiento a trabajos específicos; envía notificaciones cuando alguien de tu equipo realiza una de sus tareas asignadas y también te mantiene informado sobre los pendientes. Puedes subir archivos desde tu computadora, Drive, Dropbox o OneDrive. Esta aplicación cuenta con planes para empresas desde 5 dólares por usuario al mes, y contiene más controles administrativos de grado empresarial.
> Disponible en web y la puedes instalar en tu smartphone o tableta con iOS o Android.
>Twitter: @Trello
> Facebook; https://www.facebook.com/trelloapp

Clarizen http://www.clarizen.com/
Además de servir como administrador de tareas, te ofrece la posibilidad de gestionar presupuestos y dar seguimiento a gastos. Clarizen se integra con SalesForce, Microsoft Outlook, Jira y hasta con Excell. Cuenta con una versión gratis y tres de paga, la diferencia entre cada una es el número de campos y proyectos personalizados que puedes agregar.
>Disponible para iOS, Android, Mac, Windows y en la web.
>Twitter: @Clarizen
>Facebook: https://www.facebook.com/Clarizen

Basecamp https://basecamp.com/
Te ayuda a revisar listas de tareas, establecer metas, generar discusiones y responder desde tu correo electrónico sin acceder al sistema. Su plan de pago es de 3 mil dólares anuales con una capacidad de 500 gigabytes de almacenamiento, la versión libre sólo tiene 3 gigas.
>Disponible para PC, iOS, Android e internet.
> Twitter: @37signals
> Facebook: https://www.facebook.com/37signals

• Videoconferencias

Hay diversas aplicaciones que te permiten realizar videconferencias con una excelente calidad de imagen y una alta definición del audio, y las que además puedes instalar en tu smartphone o en el escritorio de tu computadora.

Hangouts de Google + http://www.google.com/intl/es/+/learnmore/hangouts/
Funciona en cualquier PC o dispositivo móvil, sólo necesitas una cuenta de Gmail. Las videoconferencias tienen capacidad para integrar a 10 personas, con quienes puedes intercambiar documentos desde el Drive o videos de YouTube. Su funcionamiento no presenta fallas en ninguna plataforma, aunque ésta no sea de Google.
>Disponible en línea, PC, Android e iOs.


MeetingBurner https://www.meetingburner.com/
Ideal para realizar reuniones en línea desde cualquier dispositivo móvil. Integra tus contactos de Skype con su chat, graba archivos de audio para compartirlos después. Tiene zoom para tener una mejor visión, La encuentras gratis en la web, pero sólo integra a 10 usuarios, mientras en sus versiones Pro y Premier el número de asistentes pueden ser de 50 o mil y creas estadísticas de participación. Su precio es de desde los 39.95 hasta los 99.95 dólares mensuales.
>Disponible en línea, para Mac, PC. Android o iOS
> Twitter: @meetingBurner
>Facebook: https://www.facebook.com/meetingburner

Webex http://www.webex.com.mx/
Con esta plataforma de Cisco tienes permiso de grabar las conferencias, compartir archivos de audio y videos, elaborar documentos en equipo en tiempo real, controlar escritorios remotos o transferir el control a otra persona. Para iniciar sesión no es necesario estar registrado en el sistema, basta con tener la contraseña de la conferencia para acceder.
>Disponible para todas las plataformas móviles, además puedes instalarla en tu computadora.
> Twitter: WebEx
>Facebook: https://www.facebook.com/webex

Fuze Meeting https://www.fuzemeeting.com
Cuenta con un sistema de audio de alta definición, permite la interacción entre asistentes y sincroniza tus contactos de algunas redes sociales. Cuenta con una versión libre que te permite conectarte con 25 personas como máximo y te regala un giga de almacenamiento en la nube. Tiene dos versiones de paga, una Pro y otra para empresas, en la primera se conectan hasta 125 participantes y en la segunda hasta 250, con esta última añades el directorio corporativo y personalizas tus paquetes de audio.
>Disponible para PC,.MAc, Windows, iOs, Android y en línea.
>Twitter: @Fuze
>Facebook: https://www.facebook.com/fuze

• Webinars

Estas herramientas permiten la interacción entre participantes, como responder test en tiempo real y presentar los resultados al cabo de unos minutos.

Gotowebinar http://www.gotomeeting.es/webinar
Además de servir como plataforma de webinars con hasta seis presentadores y la asistencia de 100 personas, los asistentes pueden ‘levantar la mano’ virtualmente para participar y te dice quiénes prestan atención a tu presentación. Su principal atractivo es que aplica sondeos -que debes preparar con anticipación- y cuenta con un panel de preguntas y respuestas.La versión de prueba es por 30 días, y sus precios van desde los 79 hasta los 399 euros mensuales, según el número de participantes.
> Disponible para PC y los sistemas Android e iOs.
> Twitter: @gotowebinar
> Facebook: https://www.facebook.com/GoToWebinar

Anymeeting http://www.anymeeting.com/
Orientada más a las pequeñas empresas, su servicio de webinar permite la participación de 200 personas. Entre sus características destacan que las reuniones no tienen límite de tiempo, es compatible con Office e integra tus cuentas de Facebook y Twiter. Si deseas, puedes crear un formulario para recopilar los datos de los participantes o integrar el logo de tu empresa o dar seguimiento a las opiniones de los asistentes con la aplicación de encuestas.La versión de paga tiene un costo de 78 dólares al mes y te ofrece la grabación de las presentaciones, y el intercambio de archivos,
>Disponible en web, PC, Android y iOs.
>Twitter: @AnyMeeting
>Facebook: https://www.facebook.com/AnyMeeting

Prezi http://prezi.com/
Sirve para realizar presentaciones dinámicas visibles en línea y compartirlas con integrantes de tu equipo para que laspuedan modificar. La versión gratuita te regala 100 megabites de almacenamiento y gestionar la privacidad. En la versión de paga puedes editar las imágenes para mejorar su calidad, aunque no estés en línea y cuenta con 2 gigas de almacenamiento en la nube.
>Disponible en internet, computadora y iOS.
>Twitter: @prezi
> Facebook: https://www.facebook.com/PreziEspanol

Keynote https://www.apple.com/mx/mac/keynote/
Esta herramienta del paquete Mac sirve para editar imágenes y realizar gráficas dinámicas y como todos los productos Apple, la puedes instalar en el iPhone o el iPad sin perder tu información, pues los cambios se guardan en iCloud. Keynote es compatible con Power Point de Office.
>Disponible para iOs.