Tres consejos de protocolo para una conferencia telefónica de negocios
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Tres consejos de protocolo para una conferencia telefónica de negocios

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Tres consejos de protocolo para una conferencia telefónica de negocios

29/01/2018
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hombre de negocios telefono
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La cita de los ocho participantes era en punto de la hora y a pesar de sus muy variadas ubicaciones y agendas, todos habían confirmado correctamente al organizador. La junta no era presencial. Era una simple conferencia telefónica.

Todos los convocados (y sus respectivas asistentes) habían recibido un día antes un correo electrónico detallando el número al que debían marcar, la liga que podrían usar si decidían conectar vía web, el código de acceso a la suite telefónica contratada y los cargos de todos los nombres que aparecían en la lista de confirmados.

En punto de la hora, sólo tres estaban conectados y listos para la conversación. Uno más entró un par de minutos después, anunciando su nombre y saludando con toda propiedad. Pero tuvieron que pasar 19 minutos y cuatro pretextos distintos para que el 100 por ciento de los integrantes estuvieran conectados y listos para abordar los temas necesarios.

Bien haríamos en escuchar a un científico social que pudiera explicar las razones de la impuntualidad crónica de muchos, pero en tanto eso sucede, aquí tres prácticas que conviene interiorizar en las empresas para incrementar la eficiencia de este tipo de juntas:

a) Revisa la información del organizador con anticipación.- Dependiendo la herramienta que uses y tu ubicación, existen “n” variantes de formas y tiempos de acceso a la suite telefónica o de video que pueden requerir atención y acción previos. Si te toma más esfuerzo conectarte del deseable para ti, a nadie le importa (ni aunque seas el jefe). Por lo que si de plano ingresaste tarde por razones técnicas, no empieces tu participación echándole la culpa al sistema, al organizador o al mundo. Una revisión oportuna de los requerimientos de conexión permite ingresar puntualmente casi siempre.

b) Cuando ingreses al conference call, procura el momento oportuno para sumarte.- Hay un tiempo de tres a cinco minutos para small talk (conversación genérica). En ese lapso, se espera que las personas se vayan presentando y saluden conforme se van incorporando. Pero tan pronto como el organizador o moderador llama al orden e inicia la junta, ya no corresponde ingresar e interrumpir.

Ojo, el sistema le anuncia al organizador auditiva o visualmente que hay uno o más participantes que se han sumado. Ingresa, guarda silencio, escucha, entra en sintonía y espera el momento oportuno para, o bien presentarte (exclusivamente), o bien involucrarte en la conversación con algún comentario de la materia en discusión. En ambas situaciones, es un buen gesto decir tu nombre, tu organización y, sin quejas o pretextos, entrar directo al punto que quieres abordar.

c) No pierdas conciencia del tiempo destinado para la conversación.- Si eres el moderador, resulta recomendable que desde el inicio hagas explícito que se tiene “x” tiempo para la conferencia telefónica. Si no lo eres, debes mantenerte consciente del tiempo disponible que le queda a la actividad. Ya sea porque debes anunciar tu retiro obligado con anticipación o sea porque aspiras a que tu voz y reflexiones sean escuchadas por todos los participantes. En cualquier caso, entre más antes se entre a la sustancia de la junta, mejor para todos y, cuando se pueda, conviene terminar unos minutos antes para permitir que todos anticipen su siguiente actividad.

Las conferencias telefónicas, las video conferencias en formatos de pantallas múltiples y, en el futuro cercano, las interacciones con hologramas o pantallas de 360 grados nos obligan a directivos y colaboradores a maximizar resultados en estos formatos. Ello supone desarrollar un conjunto de habilidades de organización técnica, de participación enfocada e interacción multicanales y, en su caso, de moderación.

Entre más interconectado y global es el mundo y entre menos presencial es la interacción entre individuos y empresas en los negocios, más necesario es ir acuñando capacidad acreditada para sacar adelante este tipo de tareas (ya ordinarias), pero –mejor aún— más apreciado es mostrar oficio y estilo para privilegiar la atención sostenida, la conversación productiva y el deseo continuo de interactuar contigo en ese y otros formatos.

Empresario y conferencista internacional.

Twitter: @mcandianigalaz

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Las expresiones aquí vertidas son responsabilidad de quien firma esta columna de opinión y no necesariamente reflejan la postura editorial de El Financiero.