Opinión

Los humildes inicios de la oficina moderna

Vox publicó recientemente un buen artículo sobre los orígenes del cubículo de negocios que incluyó una discusión sobre los archiveros; que está bien, hasta cierto punto. Pero de hecho se puede decir mucho más, como lo sabría si leyera un libro maravilloso (con un título más bien lúgubre): “Control Through Communication”, escrito por mi amiga JoAnne Yates, de la Escuela de Administración Sloan del MIT.

El libro de JoAnne, que su esposo llama “historia de los memos”, trata de la coevolución de la tecnología de la información (TI) y el mundo empresarial antes de la era digital. Por supuesto, antes de la era digital la gente no hablaba de tecnología de la información, pero la TI sí existía, y se desarrolló en formas fundamentales que eventualmente cambiaron todo. Los archiveros son una ventana a esos cambios. --Por cierto, esto lo digo de memoria, no tengo a la mano una copia del libro. Lo lamento mucho, JoAnne, si la pifio ligeramente.

Las organizaciones siempre han necesitado un registro de sus comunicaciones. Los antiguos comerciantes romanos tenían esclavos haciendo copias de cartas, sin lugar a dudas, de la misma forma en que Tom Standage, en otro excelente libro, “Writing on the Wall”, nos dice que lo hacían los aristócratas, convirtiendo la correspondencia senatorial en cierta forma de proto Facebook. Mucho después, según nos dice JoAnne, algunos negocios usaron un sistema bastante sorprendente: las cartas salientes eran humedecidas, colocadas entre las páginas de un libro grande y apretadas con prensas manuales para crear cierto tipo de reimpresión.

Después vino una revolución: ¡el papel carbón! O, de hecho, el papel carbón y las máquinas de escribir. Repentinamente todo era por triplicado y llevar un registro de toda la correspondencia se volvió fácil.
Sin embargo, la siguiente pregunta era ¿cómo encontrar la correspondencia relevante? Cuando las cartas humedecidas y las prensas manuales eran los límites de la tecnología, no había opción: lo único que se tenía era un registro cronológico a revisar. El papel carbón ofrecía nuevas posibilidades: ahora, en cambio, o también, las copias podían archivarse por tema. ¿Pero cómo deberían archivarse?

Cajas o cajones eran una posibilidad, pero seguían conllevando mucho papeleo y las cartas relevantes fácilmente podían ser obviadas. ¿La respuesta?: el archivo vertical, con una pestaña que indicara el contenido de cada carpeta.

No obstante, para completar la revolución se necesitaba un cambio de comportamiento. Previamente, los empresarios escribían cartas que podían tocar múltiples temas. Sin embargo, con el advenimiento del archivero tuvieron que disciplinarse a escribir cada documento única y exclusivamente sobre un tema, para que pudiera ser archivado adecuadamente.

Así nació el memo.

Me encanta esta historia en múltiples niveles. Por un lado, siempre me han gustado los recordatorios de que muchas de las tecnologías que hicieron al mundo moderno fueron sencillas y discretas. Una de las grandes cosas sobre “The Americans”, el volumen final de la trilogía de Daniel Boorstin, es su recuento de cosas como la invención de la bolsa de papel con fondo plano. Más allá de eso, los archiveros son una rara ilustración de la famosa idea del economista Paul David de que las tecnologías realmente no rinden todo su beneficio económico hasta que las empresas son reorganizadas para aprovechar su potencial, por lo que la productividad pudiera no despegar hasta décadas después de que las grandes innovaciones han ocurrido.

Entonces, buenísimo. No obstante, los cubículos siguen siendo horribles.

Twitter: @NYTimeskrugman