*Por Franco Padilla Fuerte. Vicepresidente IMEF Guanajuato.
En la actualidad la subcontratación de personal, tercerización o mejor conocida como outsourcing es un tema que pone a los empresarios y directivos en la disyuntiva de contratar o no estos servicios.
El anglicismo outsourcing se puede traducir al español como "fuente externa" su definición en distintos diccionarios se puede resumir como el proceso en el cual una organización contrata a otros para realizar, ejecutar o administrar parte de su actividad o producción complementaria a su giro principal, esto con la finalidad de que la empresa o individuo se enfoque a su actividad principal obteniendo así mayor productividad y un incremento en sus rendimientos.
El servicio de outsourcing de nómina es una actividad lícita y se encuentra perfectamente regulada por las leyes mexicanas en la materia, si bien hace unos años esta figura se llegó a utilizar de forma incorrecta por algunos contribuyentes al evadir cargas fiscales y de seguridad social, hoy por hoy las autoridades se han encargado de ir colocando candados en las leyes para asegurar el correcto uso de estos servicios.
Es por esto que el IMEF recomienda que una vez tomada la decisión de contratar este tipo de servicios y cumpliendo con los requisitos que marcan las leyes en la materia, se enfoquen en buscar al proveedor que cumpla, conforme a las leyes, los siguientes puntos:
La empresa o contribuyente contratante deberá cerciorarse al momento de celebrar un contrato por este tipo de servicios, que la prestadora del servicio cuente con la documentación y los elementos propios suficientes para cumplir con las obligaciones que deriven de las relaciones con sus trabajadores.
Verificar antes de contratar:
a) Ser una empresa legalmente constituida y debidamente registrada ante el SAT.
b) Solicitar el acta constitutiva en caso de ser persona moral, para verificar el objeto de la sociedad.
c) Solicitar el poder de quien firmará el contrato. (apoderado legal)
d) Constancia de opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales expedida por el SAT.
e) Constancia de opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales en materia de seguridad social (IMSS).
f) Constancia de situación fiscal expedida por el INFONAVIT.
g) Constancia de los cursos y capacitaciones en materia de seguridad, salud y medio ambiente en el trabajo que han recibido los trabajadores.
h) El contrato que se celebre entre la persona física o moral que solicita los servicios y un contratista, deberá constar por escrito.
Verificar permanentemente una vez contratados los servicios:
1) Incisos d y e de manera mensual.
2) Inciso f de manera bimestral.
3) Aviso ante el IMSS con la información en relación con los contratos celebrados cada trimestre.
4) Aviso en el Sistema de Responsabilidad Solidaria (SIRESO) del Infonavit de manera trimestral.
5) Copia de los comprobantes fiscales por concepto de pago de salarios de los trabajadores que le hayan proporcionado el servicio subcontratado.
6) Copia de los acuses de recibo de los comprobantes fiscales por concepto de pago de salarios de los trabajadores.
7) Copia de la declaración de entero de las retenciones de impuestos efectuadas a dichos trabajadores.
8) Copia del pago de las cuotas obrero- patronales al Instituto Mexicano del Seguro Social.
9) Copia de la declaración de IVA correspondiente y del acuse de recibo del pago del impuesto.
10) Avisos en materia de Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI), ya que el servicio de outsourcing se entenderá como actividad vulnerable y por ende se obliga a enviar los avisos correspondientes.
Como podemos darnos cuenta, los requisitos a cumplir son considerables, si bien los prestadores de servicios están obligados por ley a entregar al contratante de los servicios la mayoría de los comprobantes y la información a que nos referimos en párrafos anteriores, algunas de estas prestadoras de servicios se rehúsan a entregarlos, siendo esto un punto negativo en su contra a la hora de la toma de decisión al elegir al proveedor indicado. Las empresas que cumplen con los requisitos mencionados entregarán cabalmente la información solicitada sin excusa alguna.
Para el IMEF es importante hacerle saber a los empresarios esta información para que tomen las mejores decisiones en sus negocios evitando así consecuencias que repercutan negativamente en la situación financiera de sus empresas.