Opinión

El poder de la cortesía en los negocios

  
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Negocios

Cuando terminamos de entregar identificaciones y de llenar el libro de registro, habían pasado sólo tres minutos. A las 10:04 estábamos ya en el piso de la empresa que nos recibiría. Para estándares de la Ciudad de México, llegábamos puntualísimos a la cita antes reconfirmada. Nunca nos recibieron.

10:05 a.m. Una amable recepcionista nos informó que nuestra anfitriona estaba en una junta, pero que le avisaría inmediatamente. Esperamos con disposición e interés.

10:20 a.m. Tras haber aprovechado el tiempo para leer un par de textos, me levanté para confirmar con la recepcionista que ya le hubieran avisado. “Sí, ya sabe, pero le recordaré que están ustedes aquí”, me ofreció. Al minuto salió y nos dijo que nuestra anfitriona estaba esperando que se desocupara su sala de juntas. Sonriendo, pedí que contemplaran la posibilidad de mover la reunión al Starbucks disponible al cruzar la calle, reforzando que veníamos a conversar sin importar el lugar. La recepcionista sonrió, pero ignoro si transmitió el mensaje.

10:35 a.m. Ya habíamos usado el resto del tiempo de espera para ponernos al día en algunos pendientes. Mi colega y yo empezábamos a sentir que perdíamos el tiempo. Nos volvimos a acercar a la recepcionista que, para entonces, notoriamente compartía nuestra incomodidad. Hicimos la pregunta incómoda: “Señorita, ¿sí nos van a recibir? No podemos esperar indefinidamente”. “Ya sabe que están aquí”, se defendió.

10:38 a.m. Al no recibir más información, dudamos que la cita fuese a ocurrir. Avisamos a la recepcionista que nos tendríamos que retirar. Levantó las cejas tan alto como pudo. Pedimos una hoja para redactar una nota. Mientras escribíamos, ella dio aviso personal a nuestra fallida anfitriona. Con cara de pena ofreció entregarla. “Discúlpenos”, remató.

10:45 a.m. Salimos del edificio. A la fecha, no hemos sabido de la fallida anfitriona.

Dejemos de lado la posibilidad de cancelar con formalidad y la mayor anticipación posible un compromiso cuando se identifica que no podrá cumplirse. Asumamos de buena fe que algo resultó tan explosivo esa mañana que la obligó a replantear sus prioridades. ¿Qué hubiera podido hacer cualquiera de nosotros diferente en circunstancias similares?

1) Salir en el instante que llega el citado a decirle en un minuto que se le ha presentado un hecho superveniente y que tendría que reprogramar la cita. Sí, cualquiera que haya invertido largo tiempo en un traslado levantaría la ceja, pero siempre se agradecerá la cortesía del aviso personal a la desinformación que quema tiempo productivo;

2) ¿Imposible salir dos minutos? Envíe un recado bien entregado con alguno de sus colegas para ofrecer una explicación tan cortés, como inmediata le sea posible. Si no requiere cancelar, sino sólo solicitar una espera prolongada, ofrezca un lugar para que su citado pueda mientras trabajar con comodidad o pueda enfocar su atención en otros asuntos. Lo importante es no proyectar la sensación de que el tiempo del otro no importa.

3) ¿Imposible dar aviso oportuno y el citado se retira? Llame por teléfono en un tiempo perentorio para ofrecer una explicación y, si lo considera apropiado, una disculpa. Nadie está exento de eventualidades, pero ninguna eventualidad justifica una descortesía.

El mes pasado, le decía que ser puntual no sólo es desarrollar la capacidad de coordinarse cronológicamente para accionar oportunamente lo que resulte necesario, sino prever alternativas para cuando el entorno nos impide la implementación óptima de lo comprometido.

Sospecho que coincidiremos en que abundan en el mundo empresarial ejemplos de quienes no entienden todavía que los negocios, si bien no siempre se detonan en forma óptima, casi siempre ocurren entre partes que se respetan. 

* El autor es empresario y conferencista internacional.

Twitter: @mcandianigalaz

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