Opinión

¿Cómo optimizar los espacios de oficina?

16 diciembre 2016 5:0
 
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ME Oficina sin empleados

Por Saúl Villa,Socio Líder de Fusiones y Adquisiciones y Cristina Torres,
Directora de Fusiones y Adquisiciones, del Sector Real Estate de KPMG en México.


La velocidad a la que avanza la tecnología, así como la relevancia de los cambios en la economía global, imponen retos para los modelos de negocio tradicionales. Esto ha provocado la necesidad de que las empresas busquen formas para aprovechar cualquier ventana que las conduzca hacia la máxima eficiencia.

Sin duda, una oportunidad para hacerlo es la optimización financiera de los espacios de trabajo, entendiendo por estos desde las oficinas donde se gestiona el negocio, hasta los activos inmobiliarios con los que cuenta una compañía para operar; esto se puede lograr de la mano de una adecuada asesoría.

La ubicación, tamaño y diseño de estas áreas marcan importantes diferencias en la estrategia financiera. Aunque no existen reglas fijas sobre la cantidad óptima de espacio ocupado por oficina, es posible determinar si una empresa aprovecha sus activos al máximo.

Para ello se comparan las instalaciones de la competencia, se estima si la superficie usada por persona es excesiva conforme a los estándares o sugerencias de los expertos, y se investiga el tiempo que los trabajadores pasan efectivamente en sus lugares de trabajo.

En áreas industriales y de servicio, por ejemplo, puede valorarse el costo financiero del almacenamiento de un exceso de materias primas, partes, refacciones o archivo muerto, y determinar si se utilizan buenas prácticas o recomendaciones en diseño de interiores, manejo de materiales y logística. Asimismo, pueden hacerse ahorros sustanciales tercerizando actividades, compactando el almacenamiento o contratando terrenos o instalaciones de menor costo.

Una distribución eficiente de los inmuebles o áreas de una organización implica analizar aspectos de su estrategia de negocio, por lo que le corresponde a la Alta Dirección determinar si se prevé una expansión a corto plazo, y si los espacios actuales son los adecuados; además, hay que definir si las características de logística de las operaciones tienen un impacto financiero por razones como:

• Los empleados tienen la necesidad de trasladarse de un lugar a otro con frecuencia. ¿Cuáles son las distancias?
• Los servicios de mensajería para enviar documentos o materiales entre diferentes sedes son un asunto relevante para las finanzas
• Los empleados están ubicados cerca de otros colaboradores con quienes están involucrados funcionalmente
• Existen edificios, bodegas, naves, pisos y espacios copados o desiertos
• La sustentabilidad es un elemento de valor en la organización; hay que evaluar si se utiliza maquinaria o se emiten desechos (líquidos, sólidos o gaseosos)

Realizar una evaluación consciente de cómo están distribuidos los recursos, con una asesoría altamente especializada, es una estrategia para obtener el mayor provecho posible de cada metro cuadrado. Además, al optimizar financieramente los espacios se genera bienestar y satisfacción entre los colaboradores, quienes percibirán mejoras en su ambiente laboral, aumentando así su productividad.

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