Hoy en día, para los contribuyentes obligados de enviar al Servicio de Administración Tributaria (SAT) la contabilidad en los archivos electrónicos conocidos como "Contabilidad Electrónica", cobra relevancia todos los procedimientos de control encaminados a la correcta cuantificación, oportuna detección de fallas o falta de requisitos en los datos que serán la base para que la autoridad fiscal analice, cruce información de terceros y lleve a cabo revisiones o auditorías electrónicas.
Es importante que los contribuyentes de Nuevo León conozcan cuales son los "controles internos" que se sugieren para que la información de la contabilidad electrónica sea correcta. La recomendación es conciliar en forma periódica los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) emitidos o recibidos por el contribuyente, con los del portal del SAT y se tiene que tener mucho cuidado con la validación y vigencia de los mismos. También se debe tener cuidado con los abonos en los estados de cuenta bancarios con los respectivos CFDI, emitidos y cobrados, puesto que éstos deben ser informados en la contabilidad electrónica; asimismo, hay que identificar y soportar debidamente los traspasos entre cuentas, y las operaciones de préstamos, entre otros que no sean ingresos.
Otros de los "controles" que el contribuyente tiene que tomar en cuenta son los cargos en estados de cuenta bancarios con los respectivos CFDI recibidos de proveedores, acreedores o prestadores de servicios; cargos bancarios por pagos de nóminas, con los CFDI expedidos a los trabajadores y percepciones mensuales de nóminas con los registros contables y CFDI emitidos.
Adicionalmente y no menos importante es la validación de los archivos XML de la contabilidad electrónica, previamente a su envío al SAT, a fin de evitar que la autoridad fiscal genere requerimientos por errores o inconsistencias.
Aquí, son fundamentales las conciliaciones mensuales de operaciones con las partes relacionadas y la verificación del registro contable previo y posterior a su envío al SAT; en caso de modificaciones o ajustes, y presentar a la autoridad los archivos complementarios.
Además, en operaciones con partes relacionadas, tanto nacionales como extranjeras, los controles deben permitir su adecuado registro contable, asegurando que las cifras correspondan a las presentadas en la Declaración Anual y a los Estudios de Precios de Transferencia; en su caso, deberán coincidir con los anexos del Dictamen Fiscal y Declaración Informativa Múltiple, en su anexo 9.
Finalmente, se tiene que poner atención al uso de sistemas automáticos de alertas, para detectar en forma oportuna las operaciones con contribuyentes que la autoridad fiscal incluye en las listas de incumplidos y de quienes emiten comprobantes con operaciones presuntamente "inexistentes", dentro del supuesto del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación.
Estimado lector, la actitud pro-activa como empresario y contribuyente hacia la implementación de controles, le facilitará el cumplimiento de las obligaciones de la Contabilidad Electrónica, y le evitará molestias por parte de la autoridad fiscal y en general, le mejorará su ambiente de control interno, con lo cual estará asegurando un buen manejo de sus recursos.
La contabilidad de las entidades es el sistema medular del control interno, si no se lleva en forma adecuada la información financiera que se obtenga, no será confiable, ni útil para la toma de decisiones. En el Instituto de Contadores Públicos de Nuevo León (ICPNL) estamos a sus órdenes para darle guía.
La autora es Protesorero del Instituto de Contadores Públicos de Nuevo León (ICPNL).
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