Monterrey

Contabilidad Fiscal en la Nube

OPINIÓN. Leyendo detenidamente la lista se encienden las alarmas por prácticas muy arraigadas en los contribuyentes, puesto que los espacios físicos son escasos y costosos, como por ejemplo mantener cajas de documentos en empresas de custodia.
CAPITALIZANDO EXPERIENCAS
Ezequiel Isidro Martínez Guerra
vpfiscal@icpnl.org.mx
16 agosto 2017 9:58 Última actualización 16 agosto 2017 9:58
Ezequiel Isidro

Ezequiel Isidro

Basta dar un search en Google para darnos cuentas de la infinidad de opciones de llevar contabilidad en la nube, lo cual sigue la tendencia de almacenar todo tipo de información en esa plataforma, como emails, fotografías, archivos, etc., liberando espacio en servidores propios y reduciendo los costos.

Pero, ¿las empresas que lo hacen han revisado si esa práctica cumple los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación (CFF) y otras regulaciones fiscales aplicables?

La Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), menciona como obligaciones de los contribuyentes el llevar Contabilidad de acuerdo al CFF y su reglamento, así como la forma de llevar los registros en la misma.

El CFF por su parte señala que la Contabilidad se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.

En resumen, la Contabilidad se integra por prácticamente toda la información que se derive del negocio: Piense en algo relacionado a su negocio, cualquier cosa, sí, eso también se considera parte de la Contabilidad.

Leyendo detenidamente la lista se encienden las alarmas por prácticas muy arraigadas en los contribuyentes, puesto que los espacios físicos son escasos y costosos, como por ejemplo mantener cajas de documentos en empresas de custodia lo cual de acuerdo a lo anterior, es una violación flagrante al requisito antes señalado.

Las razones por las cuales las empresas incurren en esta práctica son entendibles: falta de espacio o espacio de alto costo, expertise en el manejo de custodia de documentos, etc.

Otra práctica de las multinacionales es mantener en custodia en sus headquarters en el extranjero sus acciones o partes de las acciones originales en las cajas fuertes de sus empresas.

Las dos prácticas mencionadas, incumplen las normas fiscales.

Los motivos por los que las disposiciones fiscales requieren estos documentos en el domicilio fiscal pasan por el concepto del aseguramiento de la contabilidad, por parte de la autoridad, en los casos donde amerite y las prácticas anteriores atentan contra estos principios.

¿Se puede o no llevar la Contabilidad Fiscal en la Nube?, el punto fino está en la redacción del artículo 28 del CFF: La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente, con lo cual, si en el domicilio fiscal hay acceso a Internet que hoy día es un must para el tema de comunicación, se pueda tener acceso al software de su sistema contable, y con eso prácticamente se cumpliría el requisito del CFF y tener la Contabilidad en la Nube sería fiscalmente válido.

Para quienes lo hacían sin saber si cumplían o no con las regulaciones fiscales ya pueden tener tranquilidad de que es válido, para quienes no habían pensado en la Nube como una opción para llevar ahí su Contabilidad y con ello reducir costos, ya tienen una idea más de disminución de los mismos.

El autor VP de Actividades Fiscales del Instituto de Contadores Públicos de NL.

Esta es una columna de opinión. Las expresiones aquí vertidas son responsabilidad únicamente de quien la firma y no necesariamente reflejan la postura editorial de El Financiero.