Cómo evitar las juntas inútiles (e impuntuales)
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Cómo evitar las juntas inútiles (e impuntuales)

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Cómo evitar las juntas inútiles (e impuntuales)

En la vida moderna, la puntualidad es una virtud subestimada y en ningún lugar esto resulta más evidente que en el trabajo.

Frente al problema del retraso en las reuniones, algunas soluciones podrían ser: la reuniones de pie y evitar invitar a participantes sin sentido.

Financial Times Por Pilita Clark
12/02/2018
Actualización 11/02/2018 - 21:46
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Se cree que al menos 37 millones de reuniones se llevan a cabo todos los días en EU y que hasta 45% de ellas comienzan tarde.Fuente: Ismael Angeles

Una amiga y yo estábamos conversando después del trabajo hace unos meses cuando mencioné mi devoción a Ocado, el servicio en línea de comida a domicilio.

“¡No!”, chilló ella. “Tienes que dejar de usarlo. ¿No has leído sobre el divorcio de Tim Steiner? No le hice caso. Yo había visto que Steiner, jefe ejecutivo de Ocado, había dejado a la madre de sus cuatro hijos y había comenzado una relación con una modelo polaca, mucho más joven que él.

Pero en lo que a mí respecta, los matrimonios de otros no me conciernen, y Ocado es la única fuente de mi sopa de calabaza favorita. Aún más importante, en todos los años en que yo había usado el servicio, sus choferes de entregas no se habían retrasado ni una sola vez. Si sólo sospechaban que iba a haber un retraso, me enviaban un mensaje de texto explicando por qué y estimando su hora de llegada. En un mundo impuntual era una estrella singular y brillante.

Pensé sobre esto de nuevo el martes pasado, cuando Steiner finalmente decidió hablar sobre su acto más reciente que ha irritado a sus clientes femeninas: asistir a la cena de beneficencia sólo para hombres organizada por el infame Presidents Club, según expuso el Financial Times. Dudo que haya apaciguado a sus críticos cuando dijo que le había chocado leer sobre el comportamiento “totalmente inaceptable” en el evento.

Pero voy a seguir con Ocado, y no sólo por la sopa. A pesar de Steiner, la empresa me trata con respeto. Al llegar a tiempo me demuestra que considera que mi tiempo es valioso. Parece entender una gran verdad de la vida moderna: que la puntualidad es una virtud subestimada.

En ningún lugar esto es más evidente que en el trabajo, donde las oportunidades para llegar tarde son infinitas. Comienza desde el momento de la llegada, pero es peor en ese lúgubre pilar de la oficina, la reunión. Se cree que al menos 37 millones de reuniones se llevan a cabo todos los días en EU solamente y que hasta 45 por ciento de ellas comienzan tarde, dice Steven Rogelberg, un profesor estadounidense que ha estudiado la impuntualidad en las reuniones.

Está a punto de publicar un estudio que indica que la impuntualidad no es sólo irritante, de mala educación o una señal de insatisfacción con el trabajo, sino que afecta la calidad de la propia reunión. Una reunión que comienza con cinco minutos de retraso todavía puede ser productiva, pero esto cambia una vez que la espera se acerca a 10 minutos y las personas comienzan a manifestar lo que el Profesor Rogelberg llama comportamiento “socio-emocional negativo”. En otras palabras, se enfadan cada vez más, y comienzan a criticar, interrumpir o hablarle en voz baja a un vecino.

Esto me dejó algo intranquila, pues yo misma he sido culpable en todos los aspectos, principalmente porque no quería ir a la reunión en primer lugar.

Resulta que una razón por la que las reuniones no empiezan a tiempo es simplemente porque se llevan a cabo una tras otra, sin suficiente tiempo para que las personas puedan tomar un descanso entre una y otra. Cuando Larry Page volvió a ser jefe ejecutivo de Google en 2011, una de las primeras cosas que hizo fue recortar las reuniones de una hora a 50 minutos. Algunos expertos ahora juran por la regla 50:25, limitar a 50 minutos las reuniones de una hora, y a 25 las de media hora.

Sin embargo, si yo tuviera que hacer una lista de soluciones al problema del retraso en las reuniones, comenzaría con la prohibición de las reuniones inútiles. Uno de los placeres de trabajar para un diario es que rara vez las reuniones son interminables. Las presiones del cierre exigen que tengan un propósito claro, como decidir que se publicará en el periódico al día siguiente o en el sitio web a la hora siguiente.

En el Financial Times, muchas de estas decisiones se toman en una reunión editorial de las 9:30 am. Asistí a una la semana pasada. Comenzó a las 9:32 am y les tomó sólo 27 minutos a 15 personas hablar de lo que había acontecido el día anterior y lo que debería acontecer ese día. Y entonces terminó.

Soy también partidaria de las reuniones de pie, después de haber tenido un jefe que lo hacía así en las reuniones mensuales. La incomodidad obligaba a que las personas dejaran de decir tonterías y fomentaba la puntualidad, ya que todos estaba ansiosos por hablar primero y retirarse rápidamente.

Finalmente, prohibiría la causa principal de las malas reuniones y por lo tanto de los potenciales retrasos: invitar a participantes sin sentido. Es la mejor forma de lograr que una discusión se vuelva irrelevante y aburrida. Esto exige tacto. Cuando Steve Jobs gestionaba Apple, estaba a punto de comenzar una reunión cuando notó una mujer que no conocía y le preguntó: “¿Quién es usted?”. Ella dijo que había sido invitada para discutir un tema de la agenda. Jobs le dijo que no la necesitaban. La ejecución fue atroz, pero, debo decir que el principio es intachable.