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Reuniones más productivas: 6 tips para aprovecharlas

07 febrero 2014 3:48 Última actualización 30 octubre 2013 6:2

[Las reuniones siguen formando parte de la vida de un director. / Bloomberg / Archivo]   


 
Carlos Ruiz González
 

Recuerdo que hace ya algunos años un destacado ejecutivo de una importante empresa me decía, “me paso el 80 por ciento de mi tiempo (hay días que más) yendo de una reunión a otra. A mi oficina sólo entro a cambiar la carpeta, dejo la anterior y tomo la de la siguiente”.
 

Desafortunadamente a pesar de las videoconferencias o conference calls que nos evitan el traslado, las reuniones siguen formando parte de la vida de un director.
 

A continuación les presento algunos tips de un estudioso de este fenómeno de la escuela de negocios de Wharton que me parecen muy interesantes.
 

1. Escuche y resuma: Escuche con atención lo que cada miembro del equipo dice y luego parafraséelo para reflejar sus puntos de vista antes de añadir algo o expresar si está de acuerdo o en desacuerdo y estar seguro de que captó bien su idea clave.
 

Haga preguntas para aclarar el mensaje y la intención de quien habló y también para obtener retroalimentación y perspectiva de los demás.
 

Resumir las ideas hace que los mensajes sean más fáciles de recordar y puede ayudar a mantener la reunión bien enfocada y más productiva.
 

2. Crear “espacios en blanco”: En lugar de hablar durante casi toda la reunión, dé a su equipo una buena cantidad de tiempo para contribuir.
Haga preguntas abiertas para sacarlos de su zona de confort y espere con paciencia sus respuestas, incluso si esto significa dejar que el silencio impere durante algo de tiempo. Este espacio en blanco da a las personas tiempo para pensar con creatividad.
 

3. Note bien el tono (usemos algo de inteligencia emocional): Perciba con cuidado el matiz, el ritmo y la energía de la voz del hablante.
 

¿Es más rápido o más lento de lo habitual? ¿Parece nervioso, confiado, reacio, entusiasta, a la defensiva o resignado? ¿Cómo se relaciona esto con las palabras que están diciendo? ¿Están su tono y la sustancia de lo que dice alineados? ¿Cómo puede el percibir el tono ayudarle a entender con mayor eficacia a cada miembro del equipo?
 

4. Tome nota, apunte: Si no escribimos en un papel, nuestra mente puede vagar cuando no estamos cara a cara. Podemos distraernos con un buen número de cosas en nuestro medio, incluido el correo electrónico. Propóngase, firmemente, tomar notas mientras escucha.
 

Una técnica que le ayuda a ser reflexivo acerca de la reunión es tomar nota en dos columnas. En la de la derecha, anote objetivamente lo que se dijo: los hechos y los puntos clave. En la de la izquierda tenga en cuenta los elementos no verbales, los subjetivos: lo que está pensando, el tono emocional de quien habla y si el equipo parece estar de acuerdo o en desacuerdo.
 

5. Obtenga asistencia virtual: Durante una reunión virtual o incluso en una conference call, invite a uno o más oyentes (o mejor aún, tomadores de notas).
Puede ser útil para escuchar en busca de pistas sobre cómo se recibe el mensaje y también para capturar los puntos clave y comentarios con más detalle de lo que puede hacerlo usted cuando está dirigiendo la reunión. Es difícil llevar la reunión e ir tomando buenas notas al mismo tiempo.
 

6. Numere sus puntos: Cuando usted tiene información que necesita transmitir, organice sus puntos de manera secuencial. Utilice palabras de transición y una estructura lineal para que su significado sea muy claro.
 

Por ejemplo: “tengo X cantidad de puntos: primero, segundo, tercero, o el próximo, entonces, último”. Tener un plan escrito le ayudará a mantener el orden de sus puntos y a no “salirse de la pista”; y, al mismo tiempo, hará más fácil que los otros puedan entender y recordar su mensaje.
 

Tener reuniones es algo inevitable, espero que estas sencillas ideas ayuden a que sean más eficaces, más productivas, más interesantes, incluso hasta divertidas y, si no fuera pedir demasiado, más breves.